I en produksjonsbedrift har alle mål å nå, og det er ingen unntak for innkjøpere av C-parts. Å ikke oppnå dine KPI-er (Key Performance Indicators) kan få konsekvenser for hele bedriften – spesielt hvis tilgjengeligheten av C-parts blir så lav at det er fare for produksjonsstans.
I min rolle i Bufab samarbeider jeg tett med innkjøpere, både internt og eksternt, men jeg har også tidligere jobbet i innkjøpsroller hvor Bufab var en av mine leverandører – så jeg er klar over kravene og utfordringene en innkjøper av C-parts står overfor i hverdagen.
I denne artikkelen vil jeg presentere noen vanlige KPIer som jeg tror innkjøpere av C-parts (smådeler med lav verdi) typisk blir bedømt på. Du kan allerede bli målt på noen av dem, for eksempel KPIer knyttet til tilgjengelighet og kostnader. Noen av de andre kan bli mer relevante for deg i fremtiden, som de som er knyttet til bærekraft og digitalisering. Uansett om disse KPIene er en del av rollen din i dag, vil jeg gi noen råd om hvordan du kan forbedre prestasjonen og til slutt oppnå målene dine.
La oss starte med å se på de vanligste, og muligens viktigste, KPIene for en innkjøper som deg.
Tilgjengelighet
Konsekvensene av å ikke oppnå denne KPIen kan være alvorlig. Til syvende og sist er det innkjøpers ansvar å sørge for at produksjonen har delene som trengs når det er behov for dem. Dersom dette ikke skjer og viktige deler mangler, kan det resultere i produksjonsstans – og produksjonslinjen tvinges til å stoppe inntil nødvendige deler kan skaffes. Nedetid er svært kostbart for enhver bedrift, og med dagens forstyrrelser i globale forsyningskjeder, er det vanskeligere enn noen gang å finne raske løsninger.
Så hva er den beste måten å oppnå denne KPIen på? Som det mest grunnleggende målet du har som innkjøper av C-parts er det mange medvirkende faktorer. Men generelt sett er det å ha en konsolidert leverandørbase et godt første skritt – med et begrenset antall C-parts-leverandører har du færre bestillinger og kontakter å holde styr på, noe som reduserer risikoen for feil. Andre tiltak avhenger av ditt valg av leverandør – raske, konsoliderte leveranser og muligens et automatisk bestillingssystem kan også bidra til å sikre at delene din virksomhet trenger alltid er på lager.
Antall leverandører
Som innkjøper av C-parts er det viktig at du ikke lar antallet leverandører i din leverandørbase bli uhåndterlig stort. Selv om du får de delene du trenger, er det en negativ utvikling på lang sikt å forholde seg til flere og flere leverandører. Som min kollega Slawomir har forklart før, betyr flere leverandører mer repeterende arbeid og administrasjon, samt høyere kostnader.
I stedet bør du fokusere på å overføre ansvaret for flere av dine C-parts-behov til færre, større leverandører, som Bufab. Dette har både kortsiktige og langsiktige fordeler – som bedre relasjoner til den nye leverandøren og sømløs tilgang til deres base av leverandører.
Kostnad
For innkjøpere av andre typer varer er det avgjørende å få en god pris. Men for innkjøpere av C-parts er selve prislappen på produktene mindre viktig fordi de direkte kostnadene alltid vil være relativt lave.
Imidlertid er kostnad, nærmere bestemt total eierkostnad (TCO), et viktig mål for innkjøpere av C-parts. I tillegg til prisen på selve delene kommer en lang rekke andre kostnader knyttet til administrasjon, levering og lagring. Hvis du velger feil sett med leverandører, kan disse kostnadene eskalere, spesielt hvis du har en stor, ukonsolidert leverandørbase. Det administrative arbeidet ditt innkjøpskontor må utføre for å administrere alle disse leverandørene har en betydelig kostnad – noe som kan gjøre disse svært billige smådelene til en kostbar byrde.
Ved å konsolidere leverandørbasen din og kun jobbe med leverandører som kan tilby deler av høy kvalitet, som i tillegg leveres til rett tid med minimalt med innspill fra deg, kan du holde TCO lav og oppnå denne viktige KPIen.
Bærekraft
Det er fortsatt ganske uvanlig at innkjøpere av C-parts har KPIer knyttet til bærekraft, selv om det ikke er helt uvanlig.
I fremtiden, når bærekraft blir enda viktigere for produksjonsbedrifter, kan du forvente at disse typene KPIer blir implementert.
Det kan være vanskelig å måle bærekraft på en måte som enkelt kan konverteres til en KPI, men det er mulig. Noen eksempler på bærekraftige KPIer kan være antall leverandører som er ISO 14000-sertifisert eller medlemmer av FNs Global Compact. En annen KPI kan være prosentandelen av et selskaps leverandører som har gjennomgått en sertifisert bærekraftsrevisjon. Alternativt kan KPI-ene fokusere på selve delene eller hvordan de er levert – for eksempel kan en innkjøper ha en KPI som fokuserer på å holde antallet C-parts levert med flyfrakt så lavt som mulig.
For bedrifter er det vanskelig å holde styr på bærekraftsinnsatsen til alle deres leverandører, selv for store bedrifter med mye ressurser. Av den grunn vil det å gjøre en reell forskjell for denne typen KPIer sannsynligvis kreve å jobbe med en leverandørkjedepartner som kan utføre de nødvendige revisjonene og sjekkene selv.
Leveringstider
Som jeg nevnte tidligere, er tilgjengelighet en viktig KPI – og leveringstider er en stor del av det. Noen ganger er det umulig å unngå lange leveringstider for C-parts, spesielt med dagens forstyrrelser i globale produksjons- og forsyningskjeder. Men det som virkelig betyr noe er hvordan en innkjøper styrer disse leveringstidene – med god planlegging og dialog med andre deler av bedriften kan leveringstidene styres og produksjonen fortsette å forsynes med de delene den trenger.
Noen ganger kan dette bety å akseptere lange leveringstider eller muligens en høyere minimum ordrekvantum (MOQ) eller pris, for å få de delene du trenger. Det er mulig for innkjøpsavdelingen å håndtere denne beregningen selv, men mange bedrifter drar nytte av en leverandør i leverandørkjeden i slike situasjoner – ved å analysere virksomheten og dagens markedssituasjon kan rett samarbeidspartner veilede deg i riktig retning, eller selv bruke sin egen leverandørbase for å finne en alternativ leverandør med et bedre tilbud.
Digitalisering
I likhet med bærekraft, kan det være vanskelig å kvantifisere en leverandørs digitaliseringsnivå i en enkelt KPI. Men ved å fokusere på spesifikke aspekter, kan det gjøres. Etter min mening vil KPIer knyttet til digitalisering bli mer vanlig etter hvert som bransjen modnes og mer sofistikerte digitale verktøy introduseres. I praksis kan en KPI knyttet til digitalisering være antall leverandører som kan tilby for eksempel automatisk bestilling eller sporing av innkommende bestillinger. Dashboards med informasjon om status for alle dine bestillinger kan gjøre livet til en innkjøper mye enklere – og det kan potensielt være en faktor for effektiviteten til hele innkjøpsteamet.
En KPI som dette forbedres ved å nøye velge leverandørene dine i henhold til disse kriteriene eller legge press på dem for å forbedre deres digitale verktøy. I begge disse tilfellene er det nok best å samarbeide med en partner som har kompetanse til å vurdere digitalisering, og kunnskap til å oppnå nødvendige forbedringer i praksis.
I denne artikkelen har jeg presentert noen av de vanligste KPIene for en innkjøper av C-parts, og gitt råd om hvordan du kan forbedre resultatet innenfor hver av dem. Noen handlinger kan gjøres internt, men mange bedrifter drar nytte av en leverandør i forsyningskjeden som kan bidra til å nå disse målene. Som alltid er det viktig med god kommunikasjon og samarbeid mellom alle involverte parter for å sikre at KPIer blir oppfylt og produksjonen fortsetter å flyte jevnt.
Få mer innsikt
Jeg håper denne artikkelen har gitt deg litt veiledning og inspirasjon i din innkjøpsrolle – som du kan se, er avgrensning av leverandører avgjørende for å forbedre resultatene dine på tvers av mange av disse KPI-ene, så for å finne ut mer om det, sørg for å laste ned vår veiledning (Powerpoint) på emnet. Du kan også få mer informasjon i «Innkjøpers veiledning til C-parts», en detaljert veiledning som dekker alle aspekter ved innkjøp av C-parts og inneholder lenker til flere relevante artikler.
