Veiledning for lageroptimalisering av dine C-parts

I artikkelen Hva er lageroptimalisering? publisert på The Solutionists Hub, definerer Adina Anghel en optimalisert C-parts beholdning på denne måten:

Et optimalisert lager av C-parts gir deg problemfri tilgang til de riktige delene til rett tid, i ønsket kvantitet og kvalitet. Det gir fleksibilitet når behovene dine endrer seg og gir trygghet ved at du ikke trenger å engste deg for om delene er tilgjengelige når du trenger dem.

Lageroptimalisering er derfor en prosess som lar deg bygge opp en beholdning av C-parts som samsvarer med definisjonen ovenfor. For en drifts- eller logistikksjef øker en optimalisert beholdning effektiviteten og sparer tid, noe som gir dem tillit til at produksjonen ikke vil bli forstyrret av problemer knyttet til varebeholdningen. For selskapet kan en optimalisert varebeholdning redusere totalkostnadene, tilby bedre prognosemuligheter og redusere mengden administrativt arbeid for innkjøpere og planleggere.

I en tid med økende produksjonskostnader og materialmangel er det viktigere enn noen gang for fagfolk i drift og logistikk å implementere en praksis for lageroptimalisering for å forbli konkurransedyktige og holde kundene fornøyde. Disse praksisene kan omfatte bruk av programvare eller digitaliserte løsninger som kan administrere beholdning og bestilling. Men noen ganger kreves det strukturelle endringer – for eksempel antall leverandører som selskapet ditt samarbeider med.

Du sliter med planlegging og prognoser

En optimalisert beholdning er en som gir deg tilgang til varene du trenger når du trenger dem. Planlegging og prognoser er en stor del av dette målet – hvis bedriften din for eksempel produserer svært sesongbaserte produkter, må du være sikker på at lageret ditt er godt fylt med nødvendige varer i perioder med høyere etterspørsel. Dette kan være vanskelig når du må håndtere lange ledetider og forstyrrelser i forsyningskjeden.

For å kunne planlegge på denne måten, må du kunne se tilbake på historiske data om bruken av delene, ledetider og leveringsprosesser, for å gjøre estimater for fremtiden. Men hvis du tidligere har brukt en reaktiv strategi for C-parts i stedet for en proaktiv, eller hvis systemet ditt ikke kan gi deg disse dataene, vil det være en stor utfordring å forberede lageret ditt for fremtiden.

Du er for avhengig av manuelle prosesser

Manuelle prosesser står ofte i veien for effektiv optimalisering. For eksempel er det ikke en optimalisert metode å sende noen med et stykke papir for å manuelt sjekke lagernivåer og se hvilke deler som må bestilles. Det kan fungere for mindre varehus, men det er ineffektivt, sårbart for menneskelige feil og vanskelig å skalere opp hvis virksomheten eller lageret ditt vokser i fremtiden.

En løsning som kan digitalisere eller automatisere denne oppgaven vil bidra til at lageret til enhver tid er fylt opp med nødvendige produkter, uten å stjele tid og ressurser unna andre, viktigere oppgaver.

Administrasjon blir en belastning

Dette problemet er nært knyttet til problemet med manuelle prosesser. Administrering av lageret, legge inn bestillinger og koordinere leveransene er tidkrevende – spesielt om du har mange forskjellige leverandører. Automatisering og digitalisering kan effektivisere arbeidet betraktelig og frigi ressurser til å fokusere på andre ting.

Sammenlignet med A- og B-parts som er dyre og stort sett synlige deler av et ferdig produkt, får C-parts noen ganger ikke den oppmerksomheten de fortjener. Festene som brukes i produkter anses ofte som uviktige av noen produksjonsbedrifter, mest fordi de generelt er veldig billige å kjøpe og ganske generiske.

Men den totale kostnaden for C-parts er faktisk mye høyere enn det først ser ut til – og når de ikke administreres riktig, kan C-parts skape problemer som kan generere enorme kostnader for selskapet som helhet.

Produsenter med ikke-optimaliserte beholdninger av C-parts sliter ofte med uventede mangler, omfattende administrasjon og noen ganger ukurans. Selv om innkjøpsprisen på en bestilling av C-parts er tilnærmet ubetydelig for en stor produsent, kan kostnadene ved feilhåndtering av varelageret raskt bli åpenbare – spesielt hvis de fører til produksjonsstans på grunn av mangel på nødvendige deler.

Så selv om C-parts er små og billige, er de ikke mindre viktige enn A-parts som utgjør kjernen i produktene dine. Å ha et optimalisert lager av C-parts er en forutsetning for at produksjonen skal forløpe smidig og problemfritt.

De høye totale kostnadene for C-parts er hovedårsaken til at lageroptimalisering er viktig – for å finne ut mer om hvor disse kostnadene kommer fra og hvordan de kan reduseres, kan du lese denne artikkelen: Lagerkostnader for C-parts og hvordan de kan reduseres.

En lageroptimalisering skjer ikke over natten. Det er mange veier å ta, men dette er noen tiltak som vanligvis tas av produksjonsbedrifter som ønsker å gjøre en endring.

Konsolider dine leverandører

Jo flere leverandører av C-parts du har, jo større er risikoen for at noe går galt. Noen ganger skyldes dette menneskelige feil – hvis innkjøpsprosessene dine er manuelle, er det lettere for innkjøpsavdelingen å gå glipp av en ordre, noe som kan føre til mangel på varer i produksjon. Det skaper også mange ineffektive og ukoordinerte leveranser. Konsolidering til noen få eller bare én leverandør effektiviserer driften og gjør beholdningen av C-parts enklere å administrere.

Digitaliser lagersystemet ditt

Manuell lagerføring fungerer for mange bedrifter, men det er tidkrevende og kan gi deg uventede mangler, spesielt hvis det ikke gjøres regelmessig. I en slik situasjon kan risikoen for feil være stor. Å flytte til et ERP-system som deles mellom produksjon, innkjøp og ledelse øker åpenheten og fjerner noen av de upålitelige menneskelige faktorene fra prosessen.

Finn en løsning for logistikkstyring

Når et digitalt system er på plass, er styringsløsninger for logistikk neste steg. Med løsninger som disse oppdateres systemet kontinuerlig etter hvert som deler brukes – ofte ved at personalet skanner strekkoder med en håndholdt leser, eller med vekt- og RFID-løsninger som automatisk sporer forbruket av C-parts. Slike løsninger kan også utløse automatiserte bestillinger, og eliminere behovet for manuelt arbeid helt. 

Kontinuerlig forbedring

Selv når det er gjort forbedringer, er det avgjørende å fortsette å overvåke ytelsen og justere etter hvert som behovene endres. Når det gjelder lagerføring av C-parts, velger mange produsenter å samarbeide med en partner som kan overvåke detaljene og komme med forslag til fremtidige justeringer.

Som med enhver endring i en kompleks operasjon, kommer prosessen med å optimalisere en beholdning av C-parts med noen utfordringer.

Kommunikasjon mellom avdelinger

Det er vanligvis ingen enkelt avdeling som «eier» driften av C-parts i selskapet. I stedet er det felles arbeid på tvers av flere team innad i selskapet.

• Planlegging og innkjøp er selvsagt en viktig komponent, da denne avdelingen har ansvar for å finne de beste leverandørene, forhandle med dem og bestille delene. 
• Logistikk er ansvarlig for å motta vareleveranser fra leverandører og transportere dem internt til riktig sted. 
• Drift og produksjon er det teamet som har mest direkte kontakt med selve lageret. 
• Planlegging må involveres i lageret for å sikre at nødvendige deler er tilgjengelig til bestemte tider
• Forskning og utvikling (FoU) kan også være involvert. Ved å velge riktige C-parts tidlig når du designer et nytt produkt, kan man oppnå en mer effektiv lagerdrift.

Avhengig av din bedrift kan færre avdelinger være involvert, eller kanskje enda flere. Uavhengig av forretningsstrukturen, kreves det flere ferdigheter, og flere team må være involvert – hver med sine egne prioriteringer, behov og syn på hvordan lageret skal fungere.

Å identifisere disse behovene er et viktig første skritt mot å skape en optimalisert beholdning av C-parts. Men det er vanskelig å forstå hvordan de kan komme sammen. De fleste bedrifter som går i gang med optimalisering drar nytte av å samarbeide med en ekstern partner som kan gi dem råd om tilgjengelige alternativer og det beste valget for dem.

En ny måte å jobbe på 

Manuelle prosesser og ikke-optimaliserte måter å jobbe med lageret på kan være ineffektive, men de kan også være vanskelige å gi slipp på. Å gjøre endringer på lageret – for eksempel ved å investere i en logistikkløsning som muliggjør automatisk bestilling – krever opplæring og endret adferd for personalet som skal jobbe med det. Disse utfordringene løses ofte når det nye systemet er implementert – i mange tilfeller resulterer investeringen, i f.eks et automatisk påfyllingssystem, til mindre arbeid for produksjonspersonale, driftsledere og innkjøpere, og frigjør dermed tid som kan brukes til andre oppgaver.

En av de viktigste fordelene med et optimalisert og digitalisert lager er forutsigbarhet. Med en påfyllingsløsning som sporer bruken av delene over tid og automatisk legger inn bestillinger når tilgjengeligheten faller under et avtalt nivå, genereres store mengder data. Disse dataene lar deg se nøyaktig hvor mye etterspørsel det er for hver spesifikke del i forskjellige perioder, noe som gjør det mulig å planlegge varelageret på forhånd. Ved å utnytte disse dataene eliminerer du gjetting og sikrer at du kun bestiller de delene du trenger, samtidig som du oppnår maksimal effektivitet med lavest mulig kapital.

I tillegg blir flere ressurser tilgjengelig når et lager er optimalisert. Bedrifter som tidligere hadde personell som manuelt søkte i delekasser for å sjekke varebeholdningen, eller innkjøpere som manuelt la inn bestillinger fra en lang liste med leverandører, innser at mange av disse repeterende oppgavene ikke lenger er nødvendige. I noen tilfeller frigjør dette tid som kan brukes mer effektivt – for eksempel kan en innkjøper som ikke lenger har så mange manuelle bestillinger å legge inn, bruke tiden til å skape større verdi ved å konsolidere eller effektivisere forsyningskjeden.