Przewodnik na temat Optymalizacji Zapasów Części C

W artykule "Czym jest optymalizacja zapasów?" Adina Anghel definiuje optymalizację zapasów C-parts w ten sposób:

Zoptymalizowany zapas części C zapewnia bezproblemowy dostęp do odpowiednich elementów we właściwym czasie, w wymaganej ilości i odpowiedniej jakości. Gwarantuje to elastyczność w przypadku zmiany wymagań i daje poczucie spokoju, pozwalając uznać dostępność części C za coś oczywistego i pewnego."

Optymalizacja zapasów jest zatem procesem, który pozwala zbudować magazyn C-parts zgodny z powyższą definicją. Dla kierownika działu operacyjnego lub logistyki w dużej firmie produkcyjnej zoptymalizowane zapasy części C zwiększają wydajność i oszczędzają czas, dając pewność, że produkcja nie zostanie przerwana przez żadne problemy związane z komponentami. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa zoptymalizowane zapasy mogą obniżyć ogólne koszty, zapewnić lepsze możliwości prognozowania i zmniejszyć ilość pracy administracyjnej wykonywanej przez kupców i planistów.

W czasach rosnących kosztów produkcji i niedoborów materiałów, dla specjalistów z zakresu operacji i logistyki ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej jest wdrożenie praktyk optymalizacji zapasów, aby zachować konkurencyjność i zadowolenie klientów. Praktyki te mogą obejmować korzystanie z oprogramowania lub cyfrowych rozwiązań do uzupełniania zapasów, które pozwalają zadbać o utrzymywanie optymalnych stanów magazynowych i składanie zamówień. Czasami jednak potrzebne są zmiany strukturalne — na przykład w liczbie dostawców części C, z którymi współpracuje firma. 

Optymalizacja może przynieść korzyści nawet tym przedsiębiorstwom, w których zapasy części C obecnie wystarczająco spełniają określone potrzeby. Jest to ciągły proces, który nigdy nie może być ukończony ostatecznie — wymagania dotyczące zapasów C-parts będą się bowiem zmieniać wraz z upływem czasu i w zależności od rodzaju produkowanych wyrobów, struktury łańcuchów dostaw oraz metod produkcji.

Jednak dla firm, które do tej pory nie poświęcały zbyt wiele uwagi swoim zapasom części C i często mają problemy z dostępnością lub dostawami tych elementów, konieczność optymalizacji jest bardziej nagląca. Wymienione niżej problemy to dobre powody, aby zacząć badać alternatywne rozwiązania w zakresie wydajności, zarówno wewnętrznie, jak i we współpracy z dostawcami lub partnerami w zakresie części C.

Zmagasz się z planowaniem i sporządzaniem prognoz

Zoptymalizowany stan magazynowy to taki, który zapewnia dostęp do potrzebnych części wtedy, gdy są one potrzebne. Planowanie i prognozowanie są tutaj niezwykle istotne – na przykład, jeśli firma wytwarza produkty o dużej sezonowości, należy upewnić się, że magazyn jest dobrze zaopatrzony w potrzebne części w okresach zwiększonego popytu. Może to być trudne, gdy masz do czynienia z długimi czasami realizacji i zakłóceniami w łańcuchu dostaw. 

By móc skutecznie planować, niezbędne jest spojrzenie wstecz na dane historyczne dotyczące wykorzystania części, czasów realizacji i procesów dostaw, co pozwoli na oszacowanie przyszłości. Jeśli jednak wcześniej Twoje podejście do części C było bardziej reaktywne niż proaktywne lub jeśli system nie jest w stanie dostarczyć takich informacji, przygotowanie zapasów na przyszłość będzie dużym wyzwaniem.

Za bardzo polegasz na manualnych procesach

Takie procesy często są przeszkodą w skutecznej optymalizacji. Przykładowo, wysyłanie kogoś z kartką papieru w celu ręcznego sprawdzenia poziomu zapasów i ustalenia, które części należy zamówić, nie jest zoptymalizowanym podejściem. Może to działać w przypadku mniejszych zapasów, ale jest nieefektywne, podatne na błędy ludzkie i trudne do skalowania, szczególnie jeśli Twoja firma i zapasy będą rosły.

Cyfryzacja i automatyzacja ręcznie wykonywanych zadań pozwolą stworzyć zapas, który w przewidywalny sposób zapewni potrzebne części oraz nie będzie zabierać czasu i zasobów potrzebnych do realizacji innych, ważniejszych zadań.

Administracja zaczyna być ciężarem

Kwestia ta jest ściśle powiązana z problemem procesów manualnych. Administracja związana z inwentaryzacją, składaniem zamówień i koordynacją dostaw części C pochłania dużo czasu — zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, że wielu producentów współpracuje z wieloma różnymi dostawcami C-parts. Ponownie, automatyzacja i cyfryzacja mogą zmniejszyć obciążenie związane z niezbędną codzienną administracją i pozwolą pracownikom skupić się na bardziej istotnych rzeczach. 

W porównaniu z częściami A i B, które są drogimi i mocniej zauważalnymi składowymi gotowego produktu, częściom C zazwyczaj nie poświęca się należytej uwagi. Elementy złączne, które trafiają do produktów, są często postrzegane jako nieistotne przez niektóre firmy produkcyjne, głównie dlatego, że są one zazwyczaj tanie w zakupie i dość powszechne. 

Jednak całkowity koszt tych elementów jest w rzeczywistości znacznie wyższy, niż się pierwotnie wydaje — a gdy nie są one odpowiednio zarządzane, mogą powodować problemy generujące ogromne koszty dla całej firmy.

Producenci posiadający niezoptymalizowane zapasy części C często borykają się z nieoczekiwanymi brakami magazynowymi, rozbudowaną administracją, a czasem z nieaktualnymi i niepotrzebnymi produktami.  Nawet jeśli cena zakupu na zamówieniu danego elementu jest prawie niezauważalna dla dużego producenta, koszty niewłaściwego zarządzania zapasami mogą szybko stać się widoczne — zwłaszcza jeśli prowadzą do przestojów w produkcji z powodu braku przysłowiowej śrubki. 

Tak więc, mimo że części C są małe i niedrogie, są one nie mniej istotne niż części A, które stanowią rdzeń produktów. Posiadanie zoptymalizowanych zapasów C-parts jest warunkiem wstępnym sprawnego działania produkcji i zaspokajania potrzeb klientów.

Wysoki całkowity koszt części typu C jest głównym powodem, dla którego optymalizacja zapasów jest ważna. Więcej informacji na temat tego, skąd biorą się te koszty i jak można je obniżyć, znajdziesz w naszym artykule: Jakie są Koszty Zapasów C-Parts i Jak Je Obniżyć. 

Optymalizacja zapasów nie dzieje się natychmiast. Istnieje wiele ścieżek do wyboru — te poniższe są zazwyczaj preferowane przez firmy produkcyjne, które mają dosyć borykania się z zapasami części C i decydują się na zmianę.

Konsolidacja dostawców C-parts

Im więcej dostawców części typu C, tym większe ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Często jest to wynikiem błędów ludzkich — kiedy procesy zakupowe polegają głównie na pracy ręcznej, dział zakupów napotyka trudności w zarządzaniu zamówieniami, co może prowadzić do braków w produkcji. To z kolei generuje liczne straty wydajności i powoduje nieskoordynowane dostawy, odbierając cenny czas pracownikom produkcyjnym. Konsolidacja do kilku lub tylko jednego dostawcy usprawnia operacje i sprawia, że magazyn części C jest łatwiejszy w obsłudze.

Digitalizacja systemu magazynowego

Ręczna inwentaryzacja sprawdza się w wielu firmach, ale jest czasochłonna i może powodować nieoczekiwane braki, zwłaszcza jeśli nie jest przeprowadzana regularnie. W takiej sytuacji ryzyko popełnienia błędu może być wysokie. Przejście na system ERP, który jest współdzielony między produkcją, zakupami i zarządzaniem, zwiększa przejrzystość i eliminuje z procesu część zawodnych działań związanych z czynnikiem ludzkim.

Wdrożenie rozwiązania do zarządzania logistyką

Po wdrożeniu systemu cyfrowego naturalnym kolejnym krokiem są rozwiązania do zarządzania logistyką. Dzięki takim rozwiązaniom system jest stale aktualizowany w miarę wykorzystywania części – często przez pracowników skanujących kody kreskowe za pomocą ręcznego czytnika lub przez systemy wagowe czy RFID, które automatycznie śledzą zużycie komponentów. Mogą one również uruchamiać automatyczne zamówienia, całkowicie eliminując potrzebę pracy ręcznej.  

Ciągłe doskonalenie

Nawet po wprowadzeniu ulepszeń konieczne jest ciągłe monitorowanie wydajności i dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb firmy. W przypadku dostaw części typu C wielu producentów decyduje się na partnera w łańcuchu dostaw, który potrafi analizować poszczególne aspekty i proponować korekty na przyszłość.

Podobnie jak w przypadku każdej zmiany w skomplikowanej operacji produkcyjnej, proces optymalizacji zapasów części typu C wiąże się z kilkoma wyzwaniami.

Komunikacja między działami

Zazwyczaj nie ma jednego działu, który naprawdę jest "właścicielem" operacji związanych z częściami C. Przeciwnie, jest to wspólny wysiłek wielu zespołów w firmie.

• Sourcing i zakupy są niewątpliwie ważnym obszarem, ponieważ dział ten jest odpowiedzialny za znalezienie najlepszych dostawców, negocjacje z nimi i zamawianie części typu C. 
• Logistyka jest odpowiedzialna za przyjmowanie części od dostawców i ich wewnętrzny transport do właściwego miejsca. 
• Operacje i produkcja mają najbardziej bezpośredni kontakt z samymi zapasami. 
• Planowanie musi być zaangażowane w inwentaryzację, aby zapewnić dostępność potrzebnych elementów w określonym czasie. 
• Zespół badawczo-rozwojowy (R&D) również powinien być zaangażowany, na przykład dzięki dobraniu odpowiednich części C na wczesnym etapie projektowania nowego produktu, można uniknąć nieefektywności zapasów w przyszłości. 

W zależności od firmy, w proces może być zaangażowanych mniej lub więcej działów. Niezależnie od struktury przedsiębiorstwa, wymagane jest posiadanie wielu kompetencji i udział kilku zespołów — każdy z własnymi priorytetami, potrzebami i poglądami na to, jak powinny funkcjonować zapasy. 

Zidentyfikowanie tych potrzeb jest pierwszym niezbędnym krokiem w kierunku stworzenia zoptymalizowanego magazynu części C. Jednak zrozumienie, w jaki sposób można zaspokoić wszystkie potrzeby, jest trudne. Większość firm rozpoczynających projekt optymalizacji, korzysta ze współpracy z zewnętrznym partnerem, który może doradzić im w zakresie możliwych rozwiązań i wybrać najlepsze z nich.

Nowy styl pracy

Pomimo że ręczne procesy i niezoptymalizowane sposoby pracy z zapasami są nieefektywne, to jeśli były stosowane przez długi czas, bywają trudne do porzucenia. Wprowadzanie zmian w zarządzaniu zapasami, na przykład poprzez zainwestowanie w rozwiązanie logistyczne umożliwiające automatyczne zamawianie, wymaga wdrożenia i zmiany zachowań pracowników, którzy będą z nim pracować. Trudności te jednak zwykle szybko mijają po instalacji nowego systemu. Inwestycja w coś takiego, jak system automatycznego uzupełniania zapasów, zazwyczaj skutkuje mniejszą ilością pracy dla pracowników produkcyjnych, kierowników operacyjnych i kupców, a tym samym zapewnia czas, który można poświęcić na inne codzienne zadania. 

Jedną z największych zalet zoptymalizowanych i zdigitalizowanych zapasów jest przewidywalność. Dzięki rozwiązaniu do uzupełniania zapasów śledzącemu wykorzystanie części w czasie i automatycznie składającemu zamówienia, gdy dostępność spadnie poniżej ustalonego poziomu, generowane są ogromne ilości cennych danych. Informacje te pozwalają dokładnie zobaczyć, jak duże jest zapotrzebowanie na każdy konkretny element w różnych okresach, a to umożliwia planowanie zapasów z wyprzedzeniem. Korzystając ze zgromadzonych danych, można wyeliminować zgadywanie i upewnić się, że zamawiane są tylko potrzebne komponenty, jednocześnie uzyskując maksymalną wydajność przy najniższym kapitale.

Ponadto, po zoptymalizowaniu stanu magazynowego dostępnych jest więcej zasobów. Firmy, w których dotychczas pracownicy produkcyjni ręcznie przeglądali pojemniki z częściami w celu sprawdzenia stanu magazynowego lub kupcy ręcznie składali zamówienia do długiej listy dostawców, zdają sobie sprawę, że wiele z tych powtarzalnych zadań nie jest już koniecznych. Uzyskany czas można wykorzystać bardziej efektywnie — na przykład kupiec, który nie musi już składać tylu zamówień ręcznie, może wnieść większą wartość poprzez konsolidację lub usprawnienie łańcucha dostaw.