Zarządzanie zapasami zawsze stanowi wyzwanie dla wszelkiego rodzaju firm produkcyjnych. Utrzymywanie zoptymalizowanych stanów części ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz osiągnąć swoje KPI i zapewnić ciągłość pracy linii produkcyjnej. W tym artykule omówię niektóre z ukrytych kosztów, które mogą powstać, jeśli nie masz kontroli nad zapasami części C i przedstawię propozycje, jak je kontrolować.
Jakie są rzeczywiste koszty zapasów części C?
Koszty, które napotykasz w związku z zapasami części C, prawdopodobnie znacznie różnią się od tych, z którymi zmaga się kupiec odpowiedzialny za większe, bardziej wartościowe oraz mniej liczne części A i B.
W przypadku zapasów kategorii A i B głównym kosztem jest sama ilość zamrożonego kapitału. W związku z tym, jeśli pozycje w inwentarzu mają wysoką wartość finansową, firma musi zapewnić odpowiednie poziomy zapasów, aby uniknąć angażowania większej ilości pieniędzy niż to konieczne.
Kolejnym istotnym kosztem w przypadku tego rodzaju zapasów jest koszt ich przechowywania i magazynowania. Jeśli części w inwentarzu są nieporęczne i zajmują dużą ilość miejsca, prowadzi to do zwiększonych kosztów takich jak czynsz, ogrzewanie, konserwacja i obsługa.
Powyższe koszty zapasów nie są tak istotne w przypadku zapasów C-parts. Same części C mają niską wartość finansową i angażują stosunkowo niewielki kapitał. I choć duży magazyn elementów typu C może zajmować stosunkowo sporą powierzchnię w zakładzie produkcyjnym, będzie to nadal zdecydowanie mniej w porównaniu z wieloma regałami paletowymi części A i B.
Moim zdaniem, głównym czynnikiem wpływającym na koszty związane z zapasami części typu C nie są same zapasy — jest nim koszt posiadania niewłaściwych zapasów. Jeśli dokonałeś nieodpowiednich wyborów dotyczących poziomu inwentarza, Twoje koszty mogą szybko wzrosnąć w całej organizacji i doprowadzić do problemów, których „nieistotne” części, takie jak C-parts, nie powinny powodować. Przyjrzyjmy się kilku z powszechnych problemów.
Ekspresowe wysyłki części C
Całkowite wyeliminowanie ekspresowych dostaw części typu C może być trudne. Mimo starannego zarządzania zapasami mogą zdarzyć się niespodziewane sytuacje. W takich przypadkach możliwość szybkiego otrzymania dostawy awaryjnej jest bardzo cenna, nawet jeśli wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Jednak producenci, którzy mają słabą kontrolę nad swoimi zapasami C-parts, dużo częściej korzystają z tego rodzaju dostaw.
Dostawy ekspresowe są drogie, a jeśli zaczną być częstą praktyką, mogą stać się niewygodnym kosztem. Ponadto są one problematyczne z punktu widzenia zrównoważonego rozwoju — zwłaszcza jeśli w grę wchodzi transport lotniczy lub długodystansowy.
Utrata reputacji wśród klientów
Ten koszt jest znaczący i może być trudny do wyeliminowania, gdy już stanie się problemem. Załóżmy, że masz problemy z nieoptymalnym zapasem. W takim przypadku prawdopodobnie częściej niż konkurenci, którzy mają swoje zapasy części C pod kontrolą, będziesz doświadczać przestojów, opóźnionych dostaw i długich czasów realizacji. A jeśli te problemy występują regularnie, ucierpi na tym Twoja reputacja wśród obecnych i potencjalnych klientów, co wpłynie na Twoją działalność w dłuższej perspektywie.
Przestoje w produkcji spowodowane brakiem części typu C
Każdy, kto pracuje w branży produkcyjnej, wie, jak kosztowne mogą być przestoje i przerwy w produkcji. Problemy te są niezwykle frustrujące, jeśli są spowodowane czymś tak prostym, jak niedobór zwykłej śruby lub nakrętki. Złe praktyki w zakresie zapasów, czy to z powodu niewłaściwego nimi zarządzania, zamawiania czy niedokładnego prognozowania, mogą łatwo doprowadzić do przestojów i szybko zwiększyć koszty.
Przestarzałe części
Brak odpowiedniej kontroli nad zapasami znacznie utrudnia tworzenie dokładnych prognoz. W najgorszych przypadkach może to prowadzić do zapełnienia zapasów komponentami, których już nie potrzebujesz. Na przykład, jeśli wycofujesz produkt z produkcji i nie uwzględniłeś tego w planowaniu zapasów, możesz łatwo otrzymać dużą dostawę elementów, których nie będziesz używać. To nie tylko marnowanie pieniędzy i niepotrzebne zawyżanie kosztów zapasów — jest to również dalekie od zrównoważonego rozwoju.
Rzeczywisty koszt C-parts, o który warto się zatroszczyć
Jak widzisz, powyższe koszty nie są bezpośrednio związane z samym zapasem. Oczywiście, koszt komponentów i systemu do zarządzania nimi zawsze będzie musiał być uwzględniony, ale to inne pośrednie czynniki tak naprawdę podnoszą koszty powiązane z częściami C i stwarzają problemy dla Ciebie i Twojej firmy.
Współpracownicy w różnych częściach organizacji mogą być bardziej zainteresowani tym, ile płacisz za części typu C, niż tym, jak zarządzasz zapasami. W przypadku towarów o wyższej wartości uzyskanie niższej ceny od dostawcy może prowadzić do imponujących oszczędności. Ale w przypadku kategorii C, o niskiej wartości elementów, oszczędności uzyskane na obniżce ceny produktu mogą zostać łatwo "zjedzone" przez jedno opóźnione zamówienie lub ekspresową dostawę spowodowaną niezoptymalizowanym stanem magazynowym.
Jak obniżyć koszty zapasów
Wszystkie, wspomniane wyżej, generujące koszty problemy mają tę samą przyczynę — niezoptymalizowane zapasy. Brak optymalizacji sprawia, że praktyki zarządzania zapasami utrudniają dokładne prognozowanie, planowanie i analizę. W ostatecznym rozrachunku taka sytuacja powoduje problemy w produkcji i wywołuje frustracje, których części typu C nie powinny stwarzać.
Jednym ze sposobów na wewnętrzne złagodzenie takich problemów jest skupienie się na poprawie komunikacji w firmie. Na przykład, gdy osoby odpowiedzialne za zakup części typu C nie rozmawiają z osobami odpowiedzialnymi za planowanie, szybko może dojść do niedoborów części lub nadwyżek przestarzałych elementów. Jeśli tego rodzaju kwestie nie są przekazywane działom zajmującym się obsługą klienta, takim jak sprzedaż i serwis, nie mogą one komunikować się z klientem i zarządzać jego oczekiwaniami, co prowadzi do rozczarowań i utraty reputacji, gdy zamówienia są zagrożone. Dzięki jasnym i otwartym kanałom komunikacji między wszystkimi obszarami firmy można uniknąć najgorszych pomyłek i zapobiec problemom z zapasami, które paraliżują resztę działalności.
Jednak nawet te firmy, które mają doskonałą komunikację, czasami borykają się z problemami z C-parts. Kiedy zawodzą inne opcje, moim zdaniem, sprawdzi się wdrożenie rozwiązania logistycznego, powszechnie zwanego VMI (vendor managed inventory). Wiele firm, z którymi współpracowałem, skorzystało na współpracy z zewnętrznym partnerem, który potrafił zdiagnozować realne potrzeby związane z częściami C i dostosować do nich odpowiedni system VMI. Inne przedsiębiorstwa, mające dobry wgląd w swoje praktyki magazynowe, także korzystają na współpracy z zewnętrznym partnerem, na przykład poprzez konsolidację elementów i dostawców — obniża to koszty administracyjne w dziale zakupów i uwalnia od problemów z wysokimi MOQ.
Ostatecznym celem każdego rozwiązania powinno być sprawienie, by uzupełnianie zapasów części C stało się „niewidoczne” dla reszty organizacji. W Bufab często posługujemy się wyrażeniem "peace of mind" — części C muszą być zawsze dostępne w odpowiedniej ilości i jakości, dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne — gdy to się uda, niezawodne i przewidywalne dostawy tych części staną się oczywistym elementem funkcjonowania Twojej firmy, a Ty będziesz mógł wyeliminować przynajmniej jedno źródło stresu w swojej codziennej pracy.
Dowiedz się więcej o optymalizacji zapasów
Jeśli planujesz uruchomić projekt optymalizacji zapasów, musisz zdobyć odpowiednią wiedzę. Nasze propozycje to:
- Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat optymalizacji zapasów, aby dowiedzieć się, na czym polega taka optymalizacja, kiedy powinieneś zacząć ją rozważać oraz jakie wyzwania i możliwości stworzy dla Twojej organizacji.
- Pobierz poniższy Przewodnik dla Producenta na temat Rozwiązań Logistycznych i dowiedz się więcej o cyfrowych systemach uzupełniania, które mogą pomóc Ci osiągnąć "peace of mind" w zakresie zapasów części typu C.
