Mine tips for hvordan du lykkes som innkjøper av C-parts

Av egen erfaring vet jeg at du som innkjøper av C-parts er under konstant press fra alle kanter – ikke bare fra din egen avdeling, men også fra produksjon og ledelse.
C-parts er viktige, men ofte undervurdert. Uansett hvor hardt du jobber for å alltid ha de rette produktene tilgjengelig til rett tid, så er det først når det oppstår mangler at du får oppmerksomhet, og innkjøpsavdelingen får skylden for å være flaskehalsen i produksjonen.

Hvis du er ansvarlig for det daglige arbeidet med å skaffe C-parts til virksomheten din, kan det være vanskelig å få anerkjennelse. I denne artikkelen skal jeg prøve å forklare de viktigste utfordringene du møter i rollen din, KPIer som du bør fokusere på om du ønsker å lykkes, og viktigst av alt, hvordan du kan forbedre dem.

Utfordringene du møter

Bufab har tidligere skrevet om fordelene med leverandørkonsolidering på Solutionist-huben. Som de forklarer, hvis du har å gjøre med 20 eller 30 forskjellige leverandører av C-parts, hver med sin egen kontaktperson, bestillingsprosess og logistikkrutiner, kommer du til å ha mange gjentakende elementer i arbeidet ditt. Det er rett og slett ikke effektivt å håndtere all denne administrasjonen når du kan konsolidere leverandørene dine og få alle nødvendige C-parts fra noen få partnere, eller kanskje bare én.

Konsekvensene av å ha mange forskjellige leverandører kan være betydelige, dette er en stor utfordring for innkjøpere i produksjonsbedrifter. Men hvis bedriften din allerede har en delvis konsolidert leverandørbase, er det sannsynlig at dette ikke er blant de utfordringer du møter oftest i din arbeidshverdag.

I stedet kan utfordringene dine ha mer å gjøre med servicenivået du mottar fra leverandøren din. Din leverandør må ha en solid forståelse av din virksomhet og behovene og utfordringene i produksjonen din, ikke bare nå, men også i fremtiden. Uten en erfaren samarbeidspartner kan du slite med å tilpasse og utvikle din virksomhet ettersom bedriftens behov endres. Tilsvarende kan tjenesten du mottar avhenge av din bedrifts definisjon av C-parts – er det bare festemidler eller andre typer tilbehør? Kan du få alt du trenger fra leverandørens katalog, eller trenger du tilpassede komponenter? For at innkjøpsprosessene skal gå knirkefritt, er det en selvfølge at samarbeidspartneren din må være i stand til å håndtere og innfri dine krav.

Som innkjøper er fokuset ditt ofte på de faktiske produktene du kjøper – men når det kommer til C-parts er produktene ofte den enkleste delen. De virkelige utfordringene oppstår i din interaksjon og samarbeid med din leverandør av C-parts. Hvis de bare løser hverdagsproblemer og ikke jobber proaktivt for å forhindre fremtidige problemer, vil det gå ut over ytelsen din – og i noen tilfeller føre til andre utfordringer, som for eksempel dårligere tilgjengelighet av C-parts.

KPIene du står overfor

Utfordringene beskrevet ovenfor er de du må forholde deg til i din rolle – i tillegg til disse er det sannsynligvis en rekke nøkkeltall du måles mot. Disse kan variere fra selskap til selskap, men de to nedenfor er nesten alltid de viktigste for innkjøpere av C-parts:

Uansett hvor godt du styrer ditt daglige arbeid, hvis noen C-parts ikke er tilgjengelig i produksjonen når de trengs, så har du mislyktes. Hvis komponenter ikke er tilgjengelige oppstår det nedetid, og hvert minutt produksjonen står stille, kan få store økonomiske konsekvenser.

Styring av ledetider

Måten du administrerer ledetider på, og administrerer tid generelt, er nært knyttet til spørsmålet om tilgjengelighet. Din bedrifts produksjonslinje kan trenge hundrevis av forskjellige C-parts for å produsere produktene, og hver av disse komponentene kan ha forskjellige ledetider fra leverandøren din. På samme måte kan etterspørselen etter visse varer svinge avhengig av typen produkter som produseres.

For å sikre at du opprettholder en høy tilgjengelighet av dine C-parts, må du ha en detaljert oversikt over kravene til din produksjon, samt dine leverandørers begrensninger (nå og i fremtiden). Å ikke koordinere ledetidene til dine C-parts og din bedrifts behov kan føre til store problemer.

Hvordan forbedre dine resultater

Så, med alle disse utfordringene og KPIene i tankene, er spørsmålet – hvordan øker du ytelsen din og blir en vellykket innkjøper av C-parts?

I min posisjon er en av de viktigste tingene jeg ønsker å se hos en innkjøper at de har en daglig oversikt over hva som skjer i bedriften og hos våre leverandører. De må kunne reagere raskt og få riktig timing når kravene endres i produksjonen, og dette er kun mulig når en innkjøper har kontroll over arbeidet sitt og vet hva som foregår.

Hvis en innkjøper har disse egenskapene, vet jeg at det daglige innkjøpsarbeidet kommer til å gå smidig uten for mange vanskeligheter. Men på toppen av det kan en innkjøper som dette faktisk skape nye muligheter for bedriften – hvis produksjonen vet at deres sourcing- og innkjøpsavdeling er dynamisk og fleksibel nok til å løse tøffe utfordringer på kort varsel, kan de jobbe mer effektivt og innovativt enn før . På denne måten kan innkjøpsavdelingen faktisk drive fremgang, og ikke bare skape flaskehalser.

Viktigheten av proaktive relasjoner

Å oppnå dette nivået av kontroll krever at innkjøperen har et godt forhold til sin leverandør. Slike relasjoner sørger for at leverandøren forstår bedriftens behov mye bedre, noe som igjen gjør at de kan være proaktive og komme med forslag til forbedringer og endringer på forhånd, på eget initiativ – fremfor å bare ta ting dag for dag.

Å lykkes som innkjøper

Som jeg allerede har nevnt, kan innkjøp av C-parts være et utfordrende og ukjent felt. Men hvis du er klar over tingene du faktisk blir målt på og har en plan for å forbedre dem, vil du kunne lykkes i din posisjon.

Bufab har noen flere verktøy som kan hjelpe deg med å optimalisere innkjøp av C-parts. For eksempel Innkjøpers veiledning til C-parts. Vi har også en nedlastbar guide, Innkjøpers veiledning til leverandørkonsolidering, tilgjengelig nedenfor. Den går mer i detalj på de viktigste fordelene ved konsolidering og gir deg et praktisk eksempel på hvordan en typisk leverandørkonsolideringsprosess kan fungere.