Opas kiinnitystarvike- ja C-osavaraston optimointiin

Ratkaisukeskuksen artikkelissa "Mitä on varaston optimointi?"  Adina Anghel määrittelee optimoidun C-osien varaston tällä tavalla:

Optimoitu kiinnitystarvikkeiden ja C-osien varasto antaa sinulle ongelmattoman pääsyn oikeaan osaan, oikeaan aikaan, vaaditun määräisenä ja laatuisena. Se tarjoaa joustavuutta tarpeidesi muuttuessa ja antaa mielenrauhaa, koska voit pitää C-osien saatavuutta itsestäänselvyytenä.”

Varaston optimointi on siis prosessi, jonka avulla voit rakentaa C-osien varaston, joka vastaa yllä olevaa määritelmää. Suuren valmistusyrityksen toiminto- tai logistiikkapäällikkölle optimoitu C-osien varasto lisää tehokkuutta ja säästää aikaa antaen heille luottamusta siihen, että osiin liittyvät ongelmat eivät keskeytä tuotantoa. Yrityksen kannalta optimoitu varasto voi alentaa kokonaiskustannuksia, tarjota paremmat ennustemahdollisuudet ja vähentää ostajien ja suunnittelijoiden tekemää hallinnollista työtä.

Nousevien tuotantokustannusten ja materiaalipulan aikana on entistä tärkeämpää, että toiminnan ja logistiikan ammattilaiset ottavat käyttöön varaston optimointikäytännöt säilyttääkseen kilpailukykynsä ja pitääkseen asiakkaat tyytyväisinä. Näihin käytäntöihin voi kuulua ohjelmistojen tai digitalisoitujen täydennysratkaisujen käyttö, jotka voivat hoitaa varastonpidon ja tilaukset. Joskus kuitenkin tarvitaan rakenteellisia muutoksia – esimerkiksi C-osien toimittajien määrään, jonka kanssa yritys työskentelee.

Myös yritykset, joilla on hyvin toimivat varastot ja jotka vastaavat jo heidän tarpeitaan, voisivat todennäköisesti hyötyä jonkin verran optimoinnista. Kiinnitystarvike- ja C-osien varaston optimointi on jatkuva tehtävä, jota ei koskaan ole "tehty". Ajan myötä varastolle asetetut vaatimukset muuttuvat, samoin kuin valmistamasi tuotetyypit, C-osien toimitusketjujen tila ja tuotantomenetelmät.

Yrityksille, jotka eivät ole koskaan miettineet C-osien varastoaan ja kärsivät säännöllisesti osien saatavuudesta tai toimitusongelmista johtuvista päänsäryistä, optimointitarve on pakottavampi. Nämä kolme yleistä ongelmaa ovat hyviä syitä aloittaa tehokkuusvaihtoehtojen tutkiminen joko sisäisesti tai yhdessä C-osien toimittajien tai kumppanien kanssa.

Sinulla on vaikeuksia suunnitella ja tehdä ennusteita

Optimoitu varasto on sellainen, joka antaa sinulle pääsyn tarvitsemiisi osiin, kun niitä tarvitset. Suunnittelu ja ennustaminen ovat tärkeä osa tätä tavoitetta – jos yrityksesi valmistaa esimerkiksi erittäin kausiluonteisia tuotteita, sinun on varmistettava, että varastosi on hyvin varustettu tarvittavilla osilla korkeamman kysynnän aikoina. Tämä voi olla vaikeaa, kun joudut käsittelemään pitkiä toimitusaikoja ja toimitusketjun häiriöitä.

Jotta voit suunnitella hankintojasi näin, sinun on pystyttävä tarkastelemaan historiallisia tietoja osien käytöstä, läpimenoajoista ja toimitusprosesseista, jotta voit tehdä arvioita tulevaisuutta varten. Jos olet kuitenkin aiemmin omaksunut reaktiivisen lähestymistavan C-osiin ennakoivan sijaan tai jos järjestelmäsi ei pysty antamaan sinulle näitä oivalluksia, inventaarion valmistelu tulevaisuutta varten on suuri haaste.

Luotat liikaa manuaalisiin prosesseihin

Manuaaliset prosessit estävät usein tehokkaan optimoinnin. Esimerkiksi työntekijän lähettäminen paperin kanssa tarkistamaan manuaalisesti varastotasot ja katsomaan, mitkä osat on tilattava, ei ole optimoitu lähestymistapa. Se voi toimia pienemmissä varastoissa, mutta se on tehotonta, altis inhimillisille virheille ja sitä on vaikea skaalata, jos yrityksesi tai varastosi kasvaa tulevaisuudessa.

Ratkaisu, joka pystyy digitalisoimaan tai automatisoimaan tämän manuaalisen työn, auttaisi luomaan varaston, joka tarjoaa tarvittavat osat ennustettavasti viemättä aikaa ja resursseja muista, tärkeämmistä tehtävistä.

Hallinnosta on tulossa taakka

Tämä ongelma liittyy läheisesti manuaalisten prosessien ongelmaan. Varastoinnin, tilausten ja osien toimitusten koordinoinnin hallinnointi on suuri aikasyöppö – varsinkin kun ottaa huomioon, että monet valmistajat tekevät yhteistyötä useiden eri pienosien toimittajien kanssa. Jälleen automaatio ja digitalisaatio voivat vähentää olennaisen päivittäisen hallinnon taakkaa ja antaa henkilöstölle mahdollisuuden keskittyä kriittisempiin asioihin.

Verrattuna A- ja B-osiin, jotka ovat kalliita ja hyvin näkyviä valmiin tuotteen osia, C-osat eivät joskus saa ansaitsemaansa huomiota. Jotkut valmistavat yritykset pitävät tuotteisiin meneviä kiinnikkeitä usein merkityksettöminä, lähinnä siksi, että ne ovat yleensä erittäin halpoja ostaa ja melko yleisiä. 

Kiinnitystarvikkeiden ja C-osien kokonaiskustannukset ovat kuitenkin itse asiassa paljon korkeammat kuin aluksi näyttää – ja kun niitä ei hallita kunnolla, C-osat voivat aiheuttaa ongelmia, jotka voivat aiheuttaa valtavia kustannuksia koko yritykselle. 

Valmistajat, joilla on optimoimattomia kiinnitystarvike- ja C-osien varastoja, kamppailevat usein odottamattomien varastojen, laajan hallinnon ja joskus epäkurantoitumisen kanssa. Vaikka C-osien tilauksen ostohinta on suurelle valmistajalle lähes huomaamaton, voivat varaston virheellisestä hallinnasta aiheutuvat kustannukset nopeasti tulla ilmeisiksi – varsinkin jos ne johtavat tuotannon pysähtymiseen tarvittavien osien puutteen vuoksi.

Joten vaikka C-osat ovat pieniä ja edullisia, ne eivät ole yhtä tärkeitä kuin A-osat, jotka muodostavat tuotteidesi ytimen. Optimoitu C-osien varasto on edellytys sujuvalle ja asiakkaiden tarpeita vastaavalle valmistustoiminnalle.

Kiinnitystarvikkeiden ja C-osien korkeat kokonaiskustannukset ovat tärkein syy, miksi varaston optimointi on tärkeää – saadaksesi lisätietoja siitä, mistä nämä kustannukset tulevat ja miten niitä voidaan vähentää, tutustu artikkeliin: C-osien varastointikustannusten vähentäminen.

Varaston optimointi ei tapahdu yhdessä yössä. On monia reittejä, mutta nämä ovat joitain toimenpiteitä, joita valmistavat yritykset, jotka kamppailevat C-osien varastonsa kanssa ja päättävät tehdä muutoksen, yleensä toteuttavat.

Yhdistä kiinnitystarvike- ja C-osien toimittajat

Mitä enemmän kiinnitystarvike- ja C-osatoimittajia sinulla on, sitä suurempi on riski, että jokin menee pieleen. Tämä johtuu joskus inhimillisestä erehdyksestä – jos ostoprosessisi ovat erittäin manuaalisia, osto-osaston on helpompi jättää tilaamatta, jolloin sinulla on pulaa osista tuotannossa. Se aiheuttaa myös tehottomuutta ja koordinoimattomia toimituksia, jotka vievät tuotantohenkilökunnalta arvokasta aikaa. Yhdistäminen muutamaan tai vain yhteen toimittajaan virtaviivaistaa toimintaa ja tekee C-osavaraston käsittelystä helpompaa.

Digitalisoi varastojärjestelmäsi

Manuaalinen varastonhallinta toimii monilla yrityksillä, mutta se on aikaa vievää ja voi  aiheuttaa odottamattomia puutteita, varsinkin jos sitä ei tehdä säännöllisesti. Tällaisessa tilanteessa virheiden tekemisen riski voi olla suuri. Siirtyminen kohti tuotannon, hankinnan ja hallinnon jaettua ERP-järjestelmää lisää läpinäkyvyyttä ja poistaa prosessista osan epäluotettavia inhimillisiä tekijöitä.

Ota käyttöön logistiikan hallintaratkaisu

Kun digitaalinen järjestelmä on luotu, logistiikan hallintaratkaisut ovat looginen seuraava askel. Tällaisilla ratkaisuilla järjestelmää päivitetään jatkuvasti osien käytön myötä – usein henkilökunta skannaa tuote-etikettejä kädessä pidettävällä lukijalla tai vaaka- ja RFID-ratkaisut seuraavat C-osien kulutusta automaattisesti. Tällaiset ratkaisut voivat myös laukaista automaattisia tilauksia, jolloin manuaalista työtä ei tarvita lainkaan. 

Jatkuva parantaminen

Vaikka parannuksia on tehty, on elintärkeää seurata suorituskykyä ja mukautua liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa. Mitä tulee kiinnitystarvikkeiden ja C-osien varastoihin, monet valmistajat päättävät tehdä yhteistyötä kumppanin kanssa, joka voi seurata yksityiskohtia ja antaa ehdotuksia tulevia säätöjä varten.

Kuten kaikki muutokset monimutkaisissa valmistustoiminnoissa, myös kiinnitystarvikkeiden ja C-osien varaston optimointiprosessiin liittyy muutamia haasteita.

Osastojen välinen viestintä

Yleensä ei ole yhtä osastoa, joka todella "omistaa" yrityksen kiinnitystarvikkeiden ja C-osien toiminnan. Sen sijaan se on kollektiivista työtä useiden tiimien kesken yrityksen sisällä.

• Hankinta ja osto on luonnollisesti tärkeää, sillä tämä toiminto vastaa parhaiden toimittajien löytämisestä, heidän kanssaan neuvottelemisesta ja C-osien tilaamisesta.
• Logistiikka vastaa lähetysten vastaanottamisesta toimittajilta ja kuljettamisesta sisäisesti oikeaan paikkaan. 
• Varastotoiminnot ja tuotanto ovat tiimejä, joilla on suorin yhteys itse varastoon.
• Materiaalisuunnittelu on otettava mukaan varaston suunnitteluun, jotta varmistetaan, että tarvittavat osat ovat saatavilla tiettyinä aikoina.
• Tutkimus- ja kehitystoiminta (R&D) voi myös olla mukana joissakin yrityksissä. Valitsemalla oikeat C-osat varhaisessa vaiheessa uutta tuotetta suunniteltaessa, varaston tehottomuudet voidaan välttää jatkossakin.

Yrityksestäsi riippuen mukana voi olla vähemmän osastoja tai jopa enemmän. Yrityksesi rakenteesta riippumatta tarvitaan kuitenkin useita pätevyyksiä, ja mukana on oltava useita tiimejä – jokaisella on omat prioriteettinsa, tarpeensa ja näkemyksensä siitä, miten varaston pitäisi toimia.

Näiden tarpeiden tunnistaminen on olennainen ensimmäinen askel kohti optimoidun C-osien varaston luomista. Mutta voi olla vaikea ymmärtää, kuinka ne kaikki voidaan täyttää. Useimmat optimointiprojektin aloittavat yritykset hyötyvät yhteistyöstä ulkopuolisen kumppanin kanssa, joka voi neuvoa niitä käytettävissä olevista vaihtoehdoista ja heille parhaiten sopivasta valinnasta.

Uusi tapa toimia

Manuaaliset prosessit ja optimoimattomat tavat työskennellä varaston kanssa voivat olla tehottomia, mutta jos ne ovat olleet käytössä pitkään, niitä voi olla vaikea jättää taakseen. Muutosten tekeminen varastoon – esimerkiksi investoimalla automaattisen tilauksen mahdollistavaan logistiikkaratkaisuun – vaatii usein perehtymistä ja muutosta prosesseihin sen kanssa työskenteleviltä henkilöiltä. Nämä haasteet menevät kuitenkin usein ohi, kun uusi järjestelmä on otettu käyttöön – monessa tapauksessa esimerkiksi automaattiseen täydennysjärjestelmään investoiminen vähentää tuotantohenkilöstön, työnjohtajien ja ostajien työtä ja luo siten aikaa, joka voidaan käyttää muihin päivittäisiin tehtäviin.

Muista lukea artikkelimme varaston optimoinnin aiheuttamista haasteista Ratkaisukeskuksessa niin saat näkemyksiä niiden voittamisesta.

Yksi optimoidun ja digitalisoidun varaston tärkeimmistä eduista on ennustettavuus. Täydennysratkaisulla, joka seuraa osien käyttöä ajan mittaan ja tekee tilauksia automaattisesti, kun saatavuus laskee alle sovitun tason, syntyy valtavia määriä dataa. Näiden tietojen avulla näet tarkalleen, kuinka paljon kysyntää kullekin tietylle osalle on eri ajanjaksoina, mikä mahdollistaa varastosi suunnittelun etukäteen. Hyödyntämällä näitä tietoja, poistat arvauksen ja varmistat, että tilaat vain tarvitsemasi osat, samalla kun saavutat maksimaalisen tehokkuuden pienimmällä pääomalla.

Lisäksi saatavilla on enemmän resursseja, kun varasto on optimoitu. Yritykset, joissa tuotantohenkilöstö oli aiemmin etsinyt manuaalisesti osasäiliöistä tuotteita varaston tarkistamista varten tai ostajat, jotka tekivät manuaalisesti tilauksia useilta toimittajilta, ymmärtävät, että monia näistä toistuvista tehtävistä ei enää tarvita. Joissakin tapauksissa tämä luo aikaa, jota voidaan käyttää tehokkaammin – esimerkiksi ostaja, jolla ei ole enää niin monta manuaalista tilausta, voi sen sijaan tarjota suuremman arvon yhdistämällä tai virtaviivaistamalla toimitusketjua.