Valmistavassa yrityksessä jokaisella on tavoitteensa, eivätkä C-osien ostajat ole poikkeus. Epäonnistuminen oston mittareiden saavuttamisessa voi vaikuttaa koko yritykseen – varsinkin jos C-osien saatavuus on niin alhainen, että riskinä on tuotannon pysähtyminen.
Tehtäväni Bufabilla on työskennellä tiiviissä yhteistyössä ostajien kanssa niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolella. Olen aiemmin työskennellyt myös ostotehtävissä, joissa Bufab oli yksi toimittajistani – joten olen tietoinen vaatimuksista ja haasteista, joita C-osien ostajat joutuvat kohtaamaan tyypillisen työpäivän aikana.
Tässä artikkelissa aion esitellä joitain yleisiä mittareita, joita asiakasyritystemme C-osien ostajat yleensä käyttävät. Jotkut mittareista saattaa jo olla sinullakin käytössä, kuten saatavuuteen ja kustannuksiin liittyvät mittarit. Jotkut muista voivat tulla sinulle tulevaisuudessa tärkeämmiksi, kuten kestävään kehitykseen ja digitalisaatioon liittyvät mittarit. Riippumatta siitä, ovatko nämä mittarit osa rooliasi jo nyt, annan neuvoja, kuinka voit parantaa suorituskykyäsi ja lopulta saavuttaa tavoitteesi.
Aloitetaan tarkastelemalla ostajan yleisintä ja mahdollisesti tärkeintä mittaria.
Saatavuus
Tämän tavoitteen saavuttamatta jättämisen seuraukset voivat olla vakavia. Viime kädessä ostajan vastuulla on varmistaa, että tuotannossa on tarvittavat osat silloin, kun niitä tarvitaan. Jos näin ei tapahdu ja olennaisia osia puuttuu, se voi johtaa linjan pysähtymiseen . Ja tuotantolinja pysyy pysähtyneenä, kunnes tarvittavat osat saadaan hankituksi. Seisokit ovat erittäin kalliita tapahtuma mille tahansa yritykselle, ja globaalien toimitusketjujen mahdollisten häiriöiden vuoksi ratkaisun löytäminen nopeasti on entistä vaikeampaa.
Mikä siis on paras tapa saavuttaa tämä tavoite? Saatavuus on C-osien ostajan tärkein tavoite ja siihen vaikuttavat monet tekijät. Mutta yleisesti ottaen yhtenäinen toimittajakanta on hyvä ensimmäinen askel – kun C-osien toimittajia on rajattu määrä, sinulla on vähemmän tilauksia ja yhteystietoja seurattavana ja se vähentää virheiden riskiä. Muut toimenpiteet riippuvat toimittajan valinnasta – nopeat, yhdistetyt toimitukset ja mahdollisesti jonkinlainen automaattinen tilausratkaisu voivat myös auttaa varmistamaan, että yrityksesi tarvitsemat osat ovat aina varastossa.
Toimittajien lukumäärä
C-osien ostajalle on elintärkeää, ettei toimittajakunnan toimittajien määrän anneta riistäytyä hallinnasta. Vaikka saisitkin hankittua tarvitsemasi osat, jatkuva toimiminen yhä useamman tavarantoimittajan kanssa on negatiivinen kehityssuunta pitkällä aikavälillä. Kuten kollegani Slawomir on aiemmin osoittanut, enemmän toimittajia tarkoittaa enemmän toistuvaa työtä ja hallintoa sekä korkeampia kokonaiskustannuksia.
Sen sijaan sinun tulisi keskittää vastuuta C-osien toimittamisesta harvemmille, suuremmille toimittajille, kuten Bufab. Tästä on sekä lyhyen että pitkän aikavälin etuja – kuten paremmat suhteet toimittajaan ja pääsy hyödyntämään heidän toimittajakantaansa.
Kustannus
Muiden tyyppisten tavaroiden ostajille hyvän hinnan saaminen on elintärkeä tavoite. Mutta C-osien ostajille tuotteiden todellinen yksiköhinta on vähemmän tärkeä, koska suorat kustannukset ovat aina suhteellisen alhaiset.
Kustannukset, erityisesti kokonaiskustannukset (TCO), ovat kuitenkin tärkeä tavoite C-osien ostajille. Itse osien hinnan lisäksi hallinnosta, toimituksesta ja varastoinnista aiheutuu paljon muita kuluja. Jos valitset väärän toimittajajoukon, nämä kustannukset voivat kasvaa, varsinkin jos sinulla on suuri, konsolidoimaton toimittajakunta. Hallinnollinen työ, joka ostotiimisi on tehtävä käsitelläkseen kaikkia näitä toimittajia, aiheuttaa valtavia kustannuksia. Tämä voi muuttaa nämä erittäin halvat osat kalliiksi taakaksi.
Tavarantoimittajien keskittäminen ja yhteistyö vain sellaisten toimittajien kanssa, jotka voivat tarjota korkealaatuisia osia, jotka toimitetaan ajoissa mahdollisimman pienellä panoksella, on paras tapa pitää TCO alhaisena ja saavuttaa tämä tärkeä KPI.
Vastuullisuus
On edelleen melko harvinaista, että C-osien ostajilla on kestävään kehitykseen liittyviä mittareita, vaikka se ei olekaan ennenkuulumatonta.
Jatkossa, kun vastuullisuudesta tulee entistä tärkeämpää valmistusyrityksille, tällaisia mittareita otetaan käyttöön.
Vastuullisuuden mittaaminen voi tuntua vaikealta mutta se on mahdollista. Joitakin esimerkkejä kestävistä mittareista voivat olla ISO 14000 -sertifioitujen toimittajien määrä tai YK:n Global Compact -periaatteisiin sitoutuneet toimittajat. Toinen KPI voisi olla sertifioidun kestävän kehityksen auditoinnin läpikäyneiden yrityksen toimittajien osuus. Vaihtoehtoisesti KPI:t voivat keskittyä itse osiin tai tapaan, jolla ne on toimitettu – esimerkiksi ostajalla voisi olla KPI, joka keskittyy siihen, että lentorahtitoimitettujen C-osien määrä pysyy mahdollisimman pienenä.
Yritysten on vaikea seurata kaikkien toimittajiensa kestävän kehityksen pyrkimyksiä, jopa suurten yritysten, joilla on paljon resursseja. Tästä syystä tällaisten KPI:iden todellinen muuttaminen vaatisi todennäköisesti yhteistyötä toimitusketjukumppanin kanssa, joka voi suorittaa tarvittavat auditoinnit ja tarkastukset itse.
Läpimenoajat
Kuten aiemmin mainitsin, saatavuus on elintärkeä KPI ja toimitusajat ovat tärkeä osa sitä. Joskus on mahdotonta välttää C-osien pitkiä läpimenoaikoja, varsinkin nykyisten maailmanlaajuisten tuotanto- ja toimitusketjujen häiriöiden vuoksi. Tärkeintä on kuitenkin se, miten ostaja käsittelee nämä läpimenoajat – hyvällä suunnittelulla ja vuoropuhelulla yrityksen muiden osastojen kanssa läpimenoaikoja voidaan hallita ja tuotantoon voidaan toimittaa tarvittavat osat.
Joskus tarvitsemiesi osien hankkiminen voi tarkoittaa pitkien toimitusaikojen hyväksymistä tai mahdollisesti korkeampaa vähimmäistilausmäärää (MOQ) tai hintaa. Osto-osaston on mahdollista hoitaa tämä laskelma itse, mutta monet yritykset hyötyvät toimitusketjukumppanista tällaisissa tilanteissa – analysoimalla toimintaa ja markkinoiden nykytilaa, oikea kumppani voi ohjata parhaaseen suuntaan, tai jopa käyttää laajempaa toimittajakuntaansa löytääkseen vaihtoehtoisen toimittajan, jolla on parempi tarjonta.
Digitalisaatio
Vastuullisuuden tapaan toimittajan digitalisaation tasoa voi olla vaikea mitata yhdellä KPI:llä. Kuitenkin keskittymällä tiettyihin näkökohtiin, se voidaan tehdä. Mielestäni digitalisaatioon liittyvät KPI:t yleistyvät alan kypsymisen ja kehittyneempien digitaalisten työkalujen tullessa käyttöön. Käytännössä digitalisaatioon liittyvä KPI voisi olla niiden toimittajien lukumäärä, jotka voivat tarjota esimerkiksi automaattista tilaamista tai saapuvien tilausten seurantaa. Alustat ja näkymät, joissa on tietoja kaikkien C-osien tilauksistasi, voivat tehdä ostajan elämästä paljon helpompaa – ja se voi mahdollisesti olla tekijä koko ostotiimin yleisessä tehokkuudessa.
Tällaista KPI:tä parannetaan valitsemalla toimittaja huolellisesti näiden kriteerien mukaan tai painostamalla heitä parantamaan digitaalisia työkalujaan. Molemmissa tapauksissa on luultavasti parasta työskennellä toimitusketjukumppanin kanssa, jolla on sekä paljon laajempi toimittajakunta kuin yritykselläsi että koko ja vaikutusvalta ohjaamaan heitä oikeaan suuntaan.
Lisää näkemyksiä
Toivon, että tämä artikkeli antoi sinulle ideoita ja inspiraatiota ostorooliisi. Kuten huomaat, hankintojen keskittäminen on välttämätöntä suorituskyvyn parantamiseksi monissa näistä KPI-mittareista. Saadaksesi lisätietoja, lataa PPT-oppaamme aiheesta. Saat myös lisätietoja C-osien ostajan oppaasta, joka kattaa perustellisesti kaikki C-osien ostamisen näkökohdat ja sisältää linkkejä asiaankuuluvampiin artikkeleihin.
