C-osien hankintojen keskittäminen: Mitä se tarkoittaa ja mitkä ovat hyödyt?

Valmistusprosessien ja tuotesuunnittelun monimutkaistuessa monilla tapaamillani C-osien ostajilla on hoidettavanaan yhä enemmän toimittajia. Joissakin tapauksissa syynä on vaativien erikoiskomponenttien tarve. Jotkin ostajat puolestaan haluavat lisätä toimittajaverkostojensa vikasietoisuutta toimitusketjussa sattuvien häiriöiden varalta. 

Ostajana tiedät, että liian monen toimittajan käyttö voi olla ongelmallista. Se voi lisätä hallinnollista työtä ja vesittää suhteita, millä voi olla vakavat vaikutukset yritykseesi kokonaisuutena. 

Ratkaisu tähän ongelmaan on hankintojen keskittäminen. Tässä artikkelissa autan sinua ymmärtämään, mitä hankintojen keskittäminen tarkoittaa, miten se toimii käytännössä ja mitä etuja sillä voi olla hankintaosastollesi. 

Mitä on hankintojen keskittäminen? 

Hankintojen keskittäminen tarkoittaa, että vähennät niiden toimittajayritysten määrää, joilta ostat tavaroita. Ostamiesi nimikkeiden määrä ja tyypit pysyvät samoina, mutta ostat ne pienemmältä määrältä toimittajia. Käytännössä kyseessä on järkeistämisprosessi, jonka tavoitteena on tehokkuuden parantaminen ja kustannusten pienentäminen. 

Tyypillisessä valmistusyrityksessä on keskittämätön toimittajakunta, jolloin C-osien ostaja saattaa ostaa mutterit ja pultit yhdeltä, ruuvit toiselta, kaapelit kolmannelta ja koneistetut osat neljänneltä toimittajaryhmältä. Tästä tulee helposti 20 tai 30 toimittajaa tai sitäkin suurempi määrä toimittajia, jotka kaikki toimittavat tavaroita samalle yritykselle. 

Jos yritys keskittää toimittajakantansa, se voi silti ostaa saman määrän C-osia mutta pienemmältä määrältä toimittajia, joista kukin toimittaa entistä laajemman valikoiman komponentteja. Keskittämisen jälkeen toimittajien määrää voidaan supistaa jopa kouralliseen – tai jopa yhteen yritykseen tarpeiden mukaan. 

Miten hankintojen keskittäminen toimii käytännössä? 

Jos haluat keskittää osien hankinnan yhdelle nykyiselle toimittajalle tai kokonaan uudelle toimittajalle, noudata prosessissa seuraavia päävaiheita: 

• Analyysi 
• Toteutus 
• Arviointi 

Analyysi 

Analysointivaiheessa toimittajan pitäisi tehdä yhteistyötä kanssasi C-osiin liittyvien tarpeidesi ymmärtämiseksi. Ollakseen tehokas kumppani, toimittajan on tiedettävä, millaisia osia käytät, mitä määriä tarvitset, miten säilytät osia, miten otat toimituksia vastaan ja millainen tilausprosessi sinulla on käytössä. Jos toimittaja ei ymmärrä perusasioita, parempaa toimitusketjun hallintaa on vaikea toteuttaa. 

Hyvä toimittaja ottaa aina huomioon tunnusluvut, jotka hankintaosaston ja valmistustoiminnan on saavutettava, voidakseen työskennellä kanssasi mahdollisimman tehokkaasti. Toimittajan on pystyttävä myös esittämään selkeä business case ehdottamastaan ratkaisusta. 

Toteutus 

Toteutusvaiheessa sovittu menetelmä otetaan käyttöön. Toteutus on herkkä prosessi, koska C-osiin liittyvät tarpeet ovat monimutkaisia. Sen vuoksi varsinaista toteutusta pitäisi aina edeltää huolellinen yhteinen suunnittelu. Vaiheittainen lähestymistapa on usein hyödyllinen. Jaa kaikki C-osat luokkiin ja etene yksi tai muutama luokka kerrallaan. 

Arviointi 

Arviointivaihe on tärkeä. Uuden ratkaisun käyttöönoton jälkeen sinun ja toimittajan pitäisi arvioida ratkaisun suorituskykyä ja sopia, mitä on muutettava. Huolimatta siitä, miten sujuvasti toteutus etenee, parannettavia alueita todennäköisesti löytyy silti. Kun arviointi on tehty, muutokset toteutetaan. 

Jos valitset asioista hyvin perillä olevan tehokkaan toimittajan, tämä arviointivaihe todennäköisesti jatkuu koko kumppanuuden ajan. Toimittajan kanssa kannattaa järjestää säännöllisesti tapaamisia toimintasi tilan analysoimiseksi ja päivitysten saamiseksi tulevista suunnitelmista sekä parannusten ehdottamiseksi, toteuttamiseksi ja mittaamiseksi. 

Mitä etuja hankintojen keskittämisellä on? 

Useimpien tuntemieni ostajien osalta tärkein keskitetyn hankinnan etu on hallinnollisen työn vähentyminen. 

Jos sinulla on esimerkiksi 30 C-osien toimittajaa, joudut todennäköisesti tekemään paljon toistuvaa työtä. Joudut hankkimaan osia, neuvottelemaan hinnoista, järjestämään kuljetuksia sekä käsittelemään laskuja ja mahdollisia ongelmia 30 eri yrityksen kanssa. Niistä monet sijaitsevat eri puolilla maailmaa, ja niillä on vain vähän tietoa yrityksesi erityisvaatimuksista. 

Tällaiseen työhön voi kulua suuri osa työpäivästäsi – ja kun valvottavia toimittajia on paljon, ongelmia voi syntyä nopeasti. Monissa tapauksissa tällaiset ongelmat luovat helposti lisäpulmia, jotka on ratkaistava. Pahimmassa tapauksessa tällainen hajanainen tapa toimia voi aiheuttaa odottamattoman osapulan, joka johtaa valmistustoiminnan keskeytymiseen. Tuotantolinja ei saisi pysähtyä niin yksinkertaisen asian kuin kiinnikkeiden tai muiden C-osien pulan vuoksi. Olen kuitenkin nähnyt sen tapahtuvan monissa yrityksissä – useimmissa tapauksissa se johtuu huonosti järjestetystä ja hajanaisesta toimittajakunnasta. 

Suuri toimittajien määrä aiheuttaa myös merkittäviä kustannuksia. Noin 20 prosenttia kokonaiskuluista koostuu suorista kustannuksista – toisin sanoen itse C-osien kustannuksista. Loput 80 prosenttia ovat epäsuoria kustannuksia, joita on paljon helpompi alentaa. Epäsuorat kustannukset voivat sisältää muun muassa hankinnasta, tilauksesta, tilausten vastaanotosta ja laskujen käsittelystä aiheutuvia kustannuksia. Supistamalla toimittajakuntaa voit vähentää näihin tehtäviin kuluvaa aikaa ja säästää samalla rahaa. 

Hankintoja keskittämällä on paljon helpompi saada yleiskuva C-osien kokonaisvirrasta. Käytännössä tämä vähentää hallintoa, alentaa kustannuksia ja parantaa liiketoiminnan tuloksia. 

Lisäksi hankintoja keskittämällä toimittajiin on helpompi luoda tiivis ja tehokas suhde. Jos sinulla on yli 50 toimittajaa, et luultavasti ehdi luoda vakaata liiketoimintasuhdetta yhteenkään heistä. Koska toimittajakuntasi on lisäksi niin laaja, että teet melko pieniä tilauksia kaikilta, toimittajat eivät välttämättä jaksa pitää sinua tyytyväisenä. 

Keskittämällä vähennät toimittajakontaktiesi määrää ja vaikka C-osien määräsi pysyy samana, sinusta tulee tärkeämpi asiakas uudelle toimittajalle. Voit käyttää enemmän aikaa entistä läheisempään yhteistyöhön kunkin toimittajan kanssa, ja toimittajat saavat paremman kuvan liiketoimintasi tarpeista. Ajan myötä nämä paremmat suhteet voivat johtaa parempiin hintoihin, parempiin ratkaisuihin ja parempaan suorituskykyyn. 

Hanki Ostajan opas hankintojen keskittämiseen 

Jos liian suuri määrä toimittajia aiheuttaa sinulle ongelmia tai jos haasteena on yrityksen toimittajakunnan supistaminen, sinun kannattaa perehtyä tähän oppaaseen. Vaikka erityistä tarvetta ei tuntuisi olevan, opas kannattaa silti lukea. Se pohjautuu tässä käsittelemiini aiheisiin ja antaa enemmän tietoja keskittämisen eduista, keskittämisprosessin varsinaisesta toiminnasta ja mahdollisista keskittämismenetelmistä. Se käsittelee myös keskittämisen mahdollisia haittoja – ja niiden vaatimia ratkaisuja. Voit ladata oppaan esityksenä jäljempää. 

Saat lisätietoja C-osista lukemalla C-osien ostajan oppaamme – siinä syvennytään tarkemmin siihen, mitä C-osat ovat ja miksi ne ovat niin tärkeitä hankinnalle.