Ostajan opas C-osien hankintaan

Kuten artikkelissamme "Mitä ovat C-osat?" on kerrottu, lopulliseen tuotteeseen kuuluvat osat voidaan jakaa karkeasti kolmeen luokkaan: A-, B- ja C-osiin.

A-osat

Nämä ovat tuotteissa käytettäviä arvokkaita osia. Autotehtaassa tyypillinen A-osa on moottori. Se on todennäköisesti auton kallein osa, ja tehtaalla on niitä tavallisesti suhteellisen vähän varastossa.

Tällaisissa osissa on myös hyvin vähän vaihtelua – autotehdas voi käyttää muutamia mutta ei useita erikokoisia moottoreita. Yrityksillä onkin yksi tai vain muutamia toimittajia tällaisille osille.

B-osat

Näillä osilla voi olla korkea yksikkökustannus, mutta ne eivät ole niin kalliita kuin A-osat.
Autotehtaassa tuulilasit ja istuimet ovat B-osia. Näitä osia pidetään yleensä varastossa enemmän kuin A-osia ja niissä on enemmän vaihtelua.

Autonvalmistajalla voi olla esimerkiksi laaja valikoima erilaisia istuinmalleja. Lisäksi yritykset usein ostavat näitä osia useilta eri toimittajilta.

C-osat

Nämä ovat vähiten arvokkaita osia. Niitä ovat ruuvit, mutterit, pultit, saranat, putket, O-renkaat ja muut kiinnikkeet. Ne voivat olla myös yksilöllisesti suunniteltuja tuotteita, kuten sorvattuja, injektoituja, suulakepuristettuja, meistattuja, taottuja, jyrsittyjä tai muottiin valettuja osia.

Yksittäisen pultin kustannus on lähes olematon. Kunhan pultteja on saatavilla tuotantolinjalla, kukaan ei paljonkaan ajattele niitä. Monia C-osia käytetään hyvin suurina määrinä. Suurella tuotantolaitoksella voi normaalisti olla kymmeniä tuhansia yksittäisiä C-osia varastossa.

C-osia on valtava valikoima. Tarvittavien kiinnikkeiden koko, pituus ja kapasiteetti vaihtelevat, joten tyypillisessä C-osien varastossa voi olla satoja eri varastonimikkeitä. C-osien toimittajakunta on usein myös hyvin hajanainen.

Usein valmistajat ostavat samanlaisia komponentteja eri toimittajilta, yleensä tottumuksesta. Joissakin tapauksissa yrityksillä on satoja eri C-osien toimittajia.

Vaikka C-osat ovat arkisia, ne ovat olennaisen tärkeitä elementtejä yrityksesi valmistamissa tuotteissa.
Ilman laadukkaita C-osia tuotteidesi luotettavuus ja suorituskyky kärsisi. Kun C-osien laatu on vaatimusten mukainen ja niitä käsitellään tehokkaasti, C-osista tulee tuotantolinjan näkymätön osa monille valmistajille.

Niiden todellinen merkitys näkyy kuitenkin vasta sitten, kun jotain menee pieleen. Huonon C-osien hallinnan suurin ongelma on seisonta-aika. Tällöin tehtaan tuotanto on pysäytettävä. Se on yksi kalleimmista esteistä, jotka tuotantoasi voivat kohdata. Seisonta-ajan aikana tuotanto on nollassa – mutta tuotantohenkilöstölle on silti maksettava palkka, asiakkaat on pidettävä tyytyväisinä ja valot on pidettävä palamassa.

Jokainen odottamattoman seisonta-ajan sekunti on kallis, ja se on yksi vakavimmista ongelmista, joita valmistustoiminta voi kohdata. Suunnittelemattoman seisonta-ajan syy on tavallisesti koneen vikaantuminen tai inhimillinen virhe. Syynä voi kuitenkin olla myös osapula.

Tavallisesti kyseessä on C-osapula. Erilaisia C-osia on paljon, ja niiden määrät vaihtelevat. Monet yritykset näkevät paljon vaivaa saadakseen keskitetyn yleiskuvan C-osien saatavuudesta ajan mittaan.
Ongelma voi jäädä huomaamatta, kunnes onkin jo liian myöhäistä. Ilman kiinnikkeitä osia ei voi koota, eikä työ voi jatkua, ennen kuin uusia osia on hankittu. Taakka lankeaa usein ostajan hartioille.

Valmistajat haluavat tuotannon olevan mahdollisimman tehokasta, ja sen vuoksi kaikkien tarvittavien C-osien on oltava saatavilla.

Kuten aiemmin on todettu, C-osat ovat määritelmämme mukaan vähiten arvokkaita komponentteja valmistustoiminnassa. Suurina erinä ostettaessa yksittäisen kiinnikkeen hinta on useimmille yrityksille pisara meressä. Huolimatta alhaisesta suorasta kustannuksesta C-osat aiheuttavat merkittäviä epäsuoria kustannuksia.

80 % C-osien kokonaiskustannuksista koostuu tavallisesti epäsuorista kustannuksista – nämä kustannukset liittyvät esimerkiksi hankintaan, tilaukseen, toimitukseen, käsittelyyn ja varastotoimintaan.

Tällaiset epäsuorat kustannukset voivat olla suuria, mutta onneksi niitä on paljon helpompi pienentää kuin suoria kustannuksia. Toimittajan kanssa voi olla mahdollista neuvotella kohtuullinen alennus arvokkaampien A- ja B-osien hinnasta, mutta paljon enemmän rahaa voi säästää karsimalla C-osien epäsuoria kustannuksia. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi tehostamalla tilaus- ja toimitusprosesseja, parantamalla osien saatavuutta, keskittämällä toimittajia ja tekemällä yleisiä parannuksia C-osien hallintaan – näitä aiheita käsitellään jäljempänä.

C-osat vievät yrityksissä helposti paljon aikaa. Suurilla yrityksillä, jotka eivät ole keskittäneet C-osien toimittajiaan, voi toisinaan olla yli 100 yksittäistä toimittajaa. Ostajan täytyy siis käyttää paljon aikaa osien hankintaan, toimittajien kanssa keskusteluun ja tilausten tekoon. Liiketoiminnan muissa toiminnoissa on vastaanotettava ja käsiteltävä suuria määriä pientilausten toimituksia ja maksettava näitä vastaava määrä laskuja.

Näin ollen yritys käyttää paljon aikaa ja rahaa melko perustasoisten ja yksinkertaisten osien hankintaan. Näitä hankintatoimia pohdittaessa on helppo ymmärtää, miksi C-osilla on niin valtavat epäsuorat kustannukset. Tämän vuoksi on tärkeä ottaa huomioon C-osien hankinnan kokonaiskustannukset. Hyvä ostaja yrittää aina saada parhaan mahdollisen hinnan ostettaville tavaroille, mutta koska C-osien hankintahinta on yleensä alhainen, alennuksen saaminen ei tuota merkittäviä säästöjä.

Hankintaprosessissa kannattaakin ottaa huomioon C-osien suuret epäsuorat kustannukset ja keksiä muita tapoja saada merkittäviä säästöjä esimerkiksi hankintoja keskittämällä. Lisäksi kannattaa valita toimittaja, jolla on luotettavat toimitukset, sujuvat tilausjärjestelmät ja lyhyemmät toimitusajat, koska näin voidaan pienentää seisonta-ajan ja kaikkien siihen liittyvien lisäkustannusten riskiä.

Kaikilla yrityksesi osastoilla, hankinta mukana lukien, on paineita alentaa kustannuksia ja parantaa tehokkuutta. Jos kuitenkin tunnistat C-osien vaikutuksen kokonaiskustannuksiisi, voit ehdottaa parempia hankintamenetelmiä, joita sekä yrityksen johto että tuotannon työntekijät arvostavat.

Ostajiin kohdistuu paineita ja vaatimuksia joka puolelta – yrityksen johdosta, keskitason päälliköiltä ja tuotannosta. Tässä osassa käsitellään kolmea suurinta haastetta, joita C-osien ostajat kohtaavat työssään päivittäin, ja niiden ratkaisemista.

Saatavuus

Saatavuus on kaikki kaikessa C-osien ostajille. Osia on oltava saatavilla tehtaalla oikea määrä, oikeaan hintaan ja oikeaan aikaan koko ajan. Saatavuuteen vaikuttavat tekijät, kuten pitkät toimitusajat, toimittajien ongelmat, huono varastonhallinta ja huonot kulutusennusteet ovat kaikki tosiasioita, mutta niiden vuoksi ei heru paljoa myötätuntoa, jos tuotanto on pysäytettävä muttereiden, pulttien tai jonkin pienen sorvatun osan puuttumisen vuoksi.

Saatavuuden varmistaminen riippuu enimmäkseen valitsemistasi toimittajista. C-osien tasainen saatavuus tuotannossa edellyttää toimittajilta seuraavaa:

• Osien nopea ja tehokas toimittaminen
• Laaja alihankkijoiden verkosto hankinnan parantamiseksi
• Suoraviivainen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa oikeiden osien helpon hankinnan

Globaalit toimitusketjut ovat erittäin monimutkaisia, ja kaikki koronapandemian seurauksia kokeneet tietävät, että moniin toimitusketjuihin on kohdistunut suuria häiriöitä. Yksikään osien toimittaja ei voi väittää olevansa immuuni näille ongelmille. Oikeiden kumppanien tukemana voit kuitenkin varmistaa osien parhaan mahdollisen saatavuuden yrityksellesi kulloisissakin olosuhteissa. Siitä pääsemmekin seuraavaan asiaan.

Globaalit toimitusketjut

Globaalien valmistuskeskusten siirtymisestä itään päin on ollut monin tavoin hyötyä Euroopan teollisuudelle – eikä vähiten kustannusten osalta. Toimittajien sijainti toisella puolella maapalloa aiheuttaa samalla kuitenkin ongelmia C-osien ostajille. Kielimuuri ja läpinäkyvyyden puute vaikeuttavat hankintaprosessia ja estävät yrityksiä tekemästä asianmukaisia vastuullisuusauditointeja.

Lisäksi edellä mainitut maailmanlaajuisten toimitusketjujen ongelmat, eurooppalaiset polkumyynnin vastaiset säädökset ja suuret vähimmäistilausmäärät (MOQ) ulkomaisilta toimittajilta alleviivaavat kansainvälisen kaupan haasteita. Nämä ongelmat ovat liian monimutkaisia ratkaistaviksi kustannustehokkaasti, kun C-osien toimittajia on paljon ja resurssit ovat rajalliset, mutta keskittämisen avulla voit ainakin ulkoistaa näiden ongelmien käsittelyn ja keskittyä ostotoiminnan päivittäisiin realiteetteihin.

Voit lukea vähimmäistilausmääriin liittyvien ongelmien ratkaisemisesta artikkelistamme "C-osien suuri vähimmäistilausmäärä – ongelmia ja ratkaisuja".

Varastonhallinta

Kun hankinnan ja valmistuksen välillä ilmenee turhautumista, syy on usein varastoon liittyvissä ongelmissa. Jos sinulla ostajana ei ole selkeää kuvaa senhetkisestä C-osien varastotilanteesta, et voi hankkia tarvittavia osia ajoissa ja pitää samalla varastoa riittävällä tasolla. Jos tuotannolla ei lisäksi ole helppoa tapaa ilmoittaa sinulle materiaalipulasta tai tulevista vaatimuksista, kannattaa valmistautua ongelmiin. Hankintaosasto ja tuotanto ovat kaksi hyvin erilaista ympäristöä, joten tarvittavien C-osien saatavuuden varmistamiseen vaaditaan hyvää yhteistyötä.

Sen vuoksi monet ostajat pitävät sopivalla logistiikkaratkaisulla tuettua toimittajan hallinnoimaa varastoa (VMI) hyödyllisenä. Tällaisessa C-osien hallintajärjestelmässä osien toimittaja ottaa vastuun varaston pitämisestä järjestyksessä ja optimoituna. Joissakin toteutuksissa uusista osista tehdään automaattisesti tilauksia varastomäärien laskiessa tietyn tason alapuolelle, mikä helpottaa ostajan työtä entisestään. Tällaiset ratkaisut voivat helpottaa varastoon liittyviä ongelmia paljonkin ja ehkäistä seisonta-aikaa ja varastonimikkeiden pulaa.

Yksi tehokkaimmista tavoista helpottaa C-osien hankintaa on hankintojen keskittäminen. Tämä tarkoittaa siirtymistä monen toimittajan mallista, jossa pieniä määriä osia tilataan useilta toimittajilta, muutaman toimittajan malliin, jossa vain muutama tai vain yksi toimittaja täyttää kaikki osiin liittyvät tarpeet. Kuten artikkelissamme C-osien hankintojen keskittäminen on kerrottu, ostajan työpäivä täyttyy nopeasti hallinnollisella työllä, kun toimittajia on liikaa.

Kun turhia yhteyspisteitä on paljon, niiden koordinointiin ja varaston valvontaan kuluu paljon aikaa. Tällaisessa tilanteessa on todennäköistä, että asioita sivuutetaan tai niitä ei huomata. Se voi pahimmassa tapauksessa johtaa osapulaan ja aiheuttaa seisonta-aikaa puhumattakaan puuttuvien asiakastoimitusten aiheuttamasta vahingosta brändille.

Lisäksi kun pieniä toimittajia on paljon muutaman suuren sijasta, toimittajien kanssa on vaikea luoda aitoa liikekumppanuutta. Toimittajien asiakkaalle myymät määrät voivat olla niin pieniä, etteivät toimittajat välttämättä halua käyttää aikaansa asiakkaan pitämiseksi tyytyväisenä. Ajan myötä tämä voi nostaa hankintakustannuksia, heikentää viestintää ja pahimmassa tapauksessa aiheuttaa tarpeettomia toimitus- ja laatuongelmia.

Monet yleiset hankintaongelmat johtuvat siitä, että toimittajia on liian paljon. Tämän vuoksi hankintojen keskittäminen on tärkeä aihe. Toimittajien vaihtaminen voi olla haastavaa, eikä siirtyminen useiden toimittajien käytöstä vain muutamaan ole helppoa. Jos ajatellaan kuitenkin kokonaiskuvaa, toimittajia keskittämällä voit säästää aikaa, rahaa ja resursseja.

Yksinkertaisesti sanottuna hankintojen keskittäminen on erinomainen tapa kehittää C-osien hankintaprosessia. Siihen liittyy kuitenkin myös haasteita. Olemme laatineet johdanto-oppaan hankintojen keskittämiseen helpottaaksemme ostajan työtä. Se sisältää arvokkaita vinkkejä hankintojen keskittämiseen, erilaisia menetelmiä siihen ja myös mahdollisia keskittämisen haittoja. Hanki se alla olevasta linkistä.