Konsolidacja Dostawców Części C: Jakie Korzyści Może Przynieść Twojej Firmie

W miarę jak projekty produktów i procesy produkcyjne stają się coraz bardziej złożone, wielu kupców części typu C, z którymi mam kontakt, musi współpracować z coraz większą liczbą dostawców. Często dzieje się tak z uwagi na zapotrzebowanie na wysoce wyspecjalizowane komponenty. Innym razem chodzi o zapewnienie większej dostępności dostawców w czasach zakłóceń w łańcuchu dostaw.

Jako kupiec z pewnością wiesz, że posiadanie zbyt wielu dostawców bywa problematyczne. Z reguły prowadzi to do wyższego poziomu administracji i osłabienia relacji biznesowych, co może mieć poważne konsekwencje dla całej firmy. 

Rozwiązaniem tego problemu jest konsolidacja dostawców. W tym artykule postaram się wyjaśnić, czym jest konsolidacja dostawców, jak sprawdza się w praktyce i jakie korzyści może przynieść działowi zakupów.

Czym jest konsolidacja dostawców? 

Konsolidacja dostawców to proces polegający na zmniejszeniu liczby dostawców, od których kupowane są towary. Ilość i rodzaje kupowanych produktów pozostają takie same, ale kupuje się je od mniejszej liczby dostawców. W efekcie jest to proces optymalizacji mający na celu zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów.

W typowej firmie produkcyjnej, z nieskonsolidowaną bazą dostawców, nabywca części C może kupować nakrętki i śruby od jednej grupy dostawców, śruby od drugiej grupy, kable od trzeciej, a części frezowane od czwartej. Łącznie może to być nawet 20,30 lub więcej dostawców, którzy zaopatrują tę samą firmę.

Jeśli firma skonsoliduje swoją bazę dostawców, nadal może nabywać tę samą ilość części C, ale od mniejszej liczby dostawców, z których każdy oferuje szerszy zakres komponentów. Po konsolidacji liczba dostawców może zmniejszyć się do zaledwie kilku lub nawet do tylko jednego, w zależności od potrzeb firmy. 

Jak w praktyce działa konsolidacja dostawców? 

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się skonsolidować swoje zapotrzebowanie na komponenty z jednym z istniejących dostawców, czy z zupełnie nowym, proces ten powinien przebiegać zgodnie z następującymi głównymi krokami: 

• Analiza 
• Wdrożenie 
• Ocena 

Analiza

Na etapie analizy dostawca powinien współpracować z klientem w celu zrozumienia jego potrzeb w zakresie części typu C. Aby być skutecznym partnerem, musi wiedzieć, jakich rodzajów części używasz, jakich ilości potrzebujesz, jak je przechowujesz, jak przyjmujesz dostawy i poznać szczegóły procesu zamawiania. Bez zrozumienia tych podstaw trudno będzie wdrożyć lepsze zarządzanie bazą zaopatrzeniową.

W celu jak najefektywniejszej współpracy z klientem dobry dostawca powinien zawsze uwzględniać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które muszą być spełnione przez działy zakupów i produkcji. Powinien również móc przedstawić jasne uzasadnienie biznesowe dla proponowanego rozwiązania.

Wdrożenie

Na tym etapie uzgodnione założenia są wprowadzane w życie. Wdrożenie jest wrażliwym procesem, ponieważ potrzeby związane z częściami C są złożone. Dlatego powinno być zawsze poprzedzone starannym wzajemnym planowaniem. Podejście "krok po kroku" z reguły przynosi wiele korzyści. Podziel wszystkie C-parts na kategorie i pracuj z jedną lub kilkoma kategoriami w danym czasie.

Ocena

Etap ewaluacji ma kluczowe znaczenie. Ty i dostawca powinniście ocenić wydajność rozwiązania zaraz po wdrożeniu i uzgodnić, czy i co ewentualnie należy zmienić. Bez względu na to, jak sprawnie przebiegnie proces implementacji, prawdopodobnie nadal będą istniały obszary wymagające poprawy. Po ukończeniu oceny, zmiany są wdrażane. 

Jeśli wybierzesz kompetentnego i skutecznego dostawcę, proces oceny będzie prawdopodobnie kontynuowany przez cały okres współpracy. Dostawca powinien spotykać się z Tobą regularnie, aby analizować operacje w Twojej firmie i otrzymywać aktualne informacje na temat przyszłych planów. Dzięki temu możliwe jest proponowanie, wdrażanie i mierzenie kolejnych usprawnień. 

Jakie są korzyści z konsolidacji dostawców? 

Dla większości kupców, z którymi rozmawiam, główną zaletą skonsolidowanej bazy dostawców jest zmniejszenie poziomu administracji. 

Jeśli na przykład współpracujesz z 30 dostawcami części typu C, prawdopodobnie masz do czynienia z wieloma powtarzalnymi zadaniami. Musisz wyszukiwać elementy, negocjować ceny, organizować dostawy i zajmować się fakturami oraz wszelkimi potencjalnymi problemami z 30 różnymi firmami. Firmy te są często  rozproszone po całym świecie i mają niewielką wiedzę na temat konkretnych wymagań Twojego przedsiębiorstwa. 

Praca ta może pochłaniać znaczną część dnia, a gdy jest tak wielu dostawców, których trzeba mieć na oku, szybko mogą pojawić się problemy. Zazwyczaj problemy te skutkują po prostu kolejnym bólem głowy, ale można je rozwiązać. Jednak w najgorszym przypadku takie rozproszone podejście może prowadzić do nieoczekiwanych niedoborów części, powodując przestoje produkcyjne. Żadna linia produkcyjna nie powinna być zatrzymywana z powodu nagłego braku śruby lub nakrętki. Widziałem jednak, jak działo się to w wielu firmach i w większości przypadków było spowodowane zdezorganizowaną i chaotyczną bazą dostawców. 

Posiadanie wielu dostawców wiąże się również ze znacznymi kosztami. Około 20 procent całkowitego kosztu stanowią koszty bezpośrednie — czyli koszt zakupu samych części C. Pozostałe 80 procent to koszty pośrednie, które są znacznie łatwiejsze do obniżenia. Koszty pośrednie to między innymi koszty zaopatrzenia, zamawiania, otrzymywania zamówień i obsługi faktur. Redukując bazę dostawców, można zmniejszyć ilość czasu poświęcanego na te zadania i tym samym zaoszczędzić pieniądze.

Konsolidacja dostawców znacznie ułatwia uzyskanie pełnego przeglądu całości przepływów części typu C do Twojej firmy. W praktyce oznacza to mniej czynności administracyjnych, niższe koszty i lepsze wyniki biznesowe.

Co więcej, zmniejszenie liczby dostawców ułatwia budowanie z nimi ścisłej i owocnej współpracy. Jeśli masz do czynienia z ponad 50 dostawcami, prawdopodobnie nie masz wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby rozwinąć partnerskie relacje biznesowe z każdym z nich. A ponieważ rozległa baza dostawców oznacza, że składasz dość małe zamówienia u każdego z nich, prawdopodobnie nie będą oni zbytnio zainteresowani dbaniem o twoje zadowolenie. 

Dzięki konsolidacji zmniejsza się liczba kontaktów, a Ty stajesz się bardziej znaczącym klientem dla wybranego dostawcy. Możesz poświęcić więcej czasu na ścisłą współpracę z każdym z dostawców, a oni mogą uzyskać lepszy obraz potrzeb Twojej firmy. Na dłuższą metę te pogłębione relacje mogą prowadzić do bardziej atrakcyjnych cen, jeszcze lepszych rozwiązań i wyższej wydajności.

Pobierz Przewodnik na temat konsolidacji dostawców

Jeśli doświadczasz problemów wynikających z posiadania zbyt wielu dostawców lub jeśli stoisz przed wyzwaniem zmniejszenia bazy dostawców Twojej firmy, warto zapoznać się z tym przewodnikiem. Jeśli nie masz potrzeby zmian związanych z bazą dostawców, to i tak zachęcamy do lektury przewodnika. Rozwija on powyżej opisane kwestie i podaje więcej szczegółów na temat korzyści płynących z konsolidacji oraz tego, jak proces konsolidacji może faktycznie działać, a także opisuje kilka potencjalnych podejść do konsolidacji. Omówiono w nim nawet potencjalne problemy, jakie może stwarzać konsolidacja oraz sposoby ich rozwiązania. Przewodnik można pobrać w formie prezentacji poniżej. 

Więcej informacji na temat części C znajdziesz w Przewodniku dla kupujących części C – zawiera on szczegółowe informacje na temat tego, czym są C-parts i dlaczego są tak ważne w pracy zakupowej.