Průvodce optimalizací zásob C-dílů

V článku „Co je optimalizace zásob?“ zveřejněném na portálu The Solutionists Hub definuje Adina Anghel optimalizované zásoby C-dílů následovně:

„Optimalizované zásoby dílů kategorie C vám zajišťují bezproblémový přístup ke správným dílům kategorie C ve správný čas, v požadovaném množství a kvalitě. Poskytují flexibilitu v případě změny vašich požadavků a přinášejí klid, protože vám umožňují brát dostupnost dílů kategorie C jako samozřejmost.“

Optimalizace zásob je tedy proces, který vám umožní vybudovat zásoby C-dílů odpovídající výše uvedené definici. Pro provozního nebo logistického manažera velké výrobní firmy optimalizované zásoby C-dílů zvyšují efektivitu a šetří čas a dávají mu jistotu že výrobu nepřeruší žádné problémy spojené s C-díly. Pro firmu mohou optimalizované zásoby snížit celkové náklady, zlepšit možnosti predikce a omezit objem administrativní práce nákupčích a plánovačů. 

V době rostoucích výrobních nákladů a nedostatku materiálu je pro provozní a logistické profesionály důležitější než kdy dřív zavádět postupy optimalizace zásob, aby zůstali konkurenceschopní a udrželi spokojenost zákazníků. Mezi tyto postupy může patřit využití softwaru nebo digitalizovaných řešení doplňování zásob, která zajistí skladové hospodářství i objednávání. Někdy jsou ale potřeba strukturální změny – například v počtu dodavatelů C-dílů, se kterými firma spolupracuje. 

I firmy s dobře fungujícími zásobami C-dílů, které již vyhovují jejich potřebám, by z určité optimalizace pravděpodobně mohly mít prospěch. Optimalizace zásob C-dílů je průběžný úkol, který nikdy není skutečně „hotový“. Požadavky kladené na vaše zásoby C-dílů se časem neustále mění spolu s typy vyráběných produktů, stavem vašich dodavatelských řetězců C-dílů a výrobními metodami.

U firem, které se zásobami C-dílů dosud příliš nezabývaly a pravidelně řeší potíže s dostupností nebo dodávkami C-dílů, je ale potřeba optimalizace naléhavější. Následující tři běžné problémy jsou dobrým důvodem začít hledat efektivnější alternativy, ať už interně, nebo společně s dodavateli či partnery pro C-díly. 

Máte potíže s plánováním a predikcí

Optimalizované zásoby jsou takové, které vám zajistí přístup k dílům, které potřebujete, ve chvíli, kdy je potřebujete. Plánování a predikce jsou důležitou součástí tohoto cíle – například pokud vaše firma vyrábí výrazně sezónní produkty, musíte mít jistotu, že jsou vaše zásoby v obdobích vyšší poptávky dobře zásobené potřebnými díly. To může být obtížné, když se musíte potýkat s dlouhými dodacími lhůtami a narušeními dodavatelského řetězce.

Abyste mohli takto plánovat, musíte se umět podívat na historická data o spotřebě dílů, dodacích lhůtách a procesech dodávek a z nich odhadovat budoucnost. Pokud jste však dosud k C-dílům přistupovali spíše reaktivně než proaktivně, nebo pokud vám systém tyto informace nedokáže poskytnout, bude příprava zásob na budoucnost velkou výzvou. 

Příliš spoléháte na ruční procesy

Ruční procesy často stojí v cestě efektivní optimalizaci. Například poslat někoho s papírem, aby ručně zkontroloval stav zásob a zjistil, které díly je třeba objednat, není optimalizovaný přístup. U menších zásob to může fungovat, je to ale neefektivní, náchylné k lidským chybám a obtížně škálovatelné, pokud vaše firma nebo zásoby v budoucnu porostou.

Řešení, které tuto ruční činnost digitalizuje nebo automatizuje, by pomohlo vytvořit zásoby, které předvídatelně zajišťují potřebné díly, aniž by ubíraly čas a zdroje jiným, důležitějším úkolům. 

Administrativa se stává břemenem

Tento problém úzce souvisí s ručními procesy. Administrativa kolem inventur, zadávání objednávek a koordinace dodávek C-dílů je velkým pohlcovačem času – zvlášť když si uvědomíte, že mnoho výrobců pracuje s řadou různých dodavatelů C-dílů. Automatizace a digitalizace opět dokážou snížit zátěž nezbytné každodenní administrativy a umožnit pracovníkům soustředit se na to nejdůležitější.

Více o tom, jak lze tyto problémy řešit v reálné situaci, najdete v článku: Příklady správy zásob C-dílů od lídrů v odvětví. 

Ve srovnání s A- a B-díly, které jsou drahými a dobře viditelnými částmi hotového výrobku, C-díly někdy nedostávají pozornost, kterou si zaslouží. Spojovací materiál, který se do výrobků montuje, některé výrobní firmy považují za nedůležitý, hlavně proto, že je obvykle velmi levný a poměrně generický.

Celkové náklady na C-díly jsou však ve skutečnosti mnohem vyšší, než se na první pohled zdá – a pokud se s C-díly nezachází správně, mohou vznikat problémy, které celé firmě způsobí obrovské náklady.

Výrobci s neoptimalizovanými zásobami C-dílů se často potýkají s nečekanými výpadky zásob, rozsáhlou administrativou a někdy i se zastaráváním zásob. I když je nákupní cena objednávky C-dílů pro velkého výrobce téměř nepostřehnutelná, náklady na nesprávnou správu zásob se mohou rychle projevit – zejména pokud vedou k zastavení výroby kvůli nedostatku potřebných dílů.

I když jsou tedy C-díly malé a levné, nejsou o nic méně zásadní než A-díly, které tvoří jádro vašich výrobků. Optimalizované zásoby C-dílů jsou předpokladem pro hladce fungující výrobu, která naplňuje potřeby vašich zákazníků.

Vysoké celkové náklady na C-díly jsou hlavním důvodem, proč je optimalizace zásob důležitá – více o tom, odkud tyto náklady pocházejí a jak je lze snížit, najdete v tomto článku: Náklady na zásoby dílů kategorie C a jak je snížit.

Optimalizace zásob se nestane přes noc. Existuje mnoho cest, ale toto jsou opatření, která běžně zavádějí výrobní firmy, které se se zásobami C-dílů potýkají a rozhodnou se pro změnu. 

Konsolidace dodavatelů C-dílů

Čím více dodavatelů C-dílů máte, tím vyšší je riziko, že se něco pokazí. Někdy jde o lidskou chybu – pokud jsou vaše nákupní procesy velmi ruční, nákupní oddělení snáze přehlédne objednávku a ve výrobě vám pak díly chybí. Vznikají také četné neefektivity a nekoordinované dodávky, které berou výrobnímu personálu cenný čas. Konsolidace na několik málo nebo jen jednoho dodavatele provoz zefektivní a zjednoduší správu skladu C-dílů. 

Digitalizujte skladový systém

Ruční inventura funguje u mnoha firem, je ale časově náročná a stále vás může potkat nečekaný nedostatek, zejména pokud se neprovádí pravidelně. V takové situaci může být riziko chyb vysoké. Přechod na ERP systém sdílený napříč výrobou, nákupem a managementem zvyšuje transparentnost a odstraňuje z procesu některé nespolehlivé lidské faktory. 

Zaveďte řešení pro řízení logistiky

Jakmile je zaveden digitální systém, logickým dalším krokem jsou řešení pro řízení logistiky. U takových řešení se systém průběžně aktualizuje podle toho, jak se díly spotřebovávají – často tak, že pracovníci skenují čárové kódy ruční čtečkou, nebo pomocí vah a RFID, které spotřebu C-dílů sledují automaticky. Taková řešení mohou také spouštět automatické objednávky a zcela odstranit potřebu ruční práce. 

Průběžné zlepšování

I po zavedení vylepšení je zásadní dál sledovat výkon a upravovat jej podle měnících se potřeb firmy. U zásob C-dílů se mnoho výrobců rozhoduje spolupracovat s partnerem, který dokáže sledovat detaily a přicházet s návrhy dalších úprav. 

Stejně jako jakákoli změna ve složitém výrobním provozu přináší i optimalizace zásob C-dílů několik výzev. 

Komunikace napříč odděleními

Obvykle neexistuje jediné oddělení, které by provoz C-dílů skutečně „vlastnilo“. Jde o společné úsilí několika týmů ve firmě.

• Zajišťování zdrojů a nákup jsou přirozeně důležitou součástí, protože toto oddělení odpovídá za hledání nejlepších dodavatelů, vyjednávání s nimi a objednávání C-dílů.
• Logistika odpovídá za přejímání zásilek dílů od dodavatelů a jejich vnitropodnikovou přepravu na správné místo. 
• Provoz a výroba je tým, který je v nejpřímějším kontaktu se samotnými zásobami. 
• Plánování se musí do zásob zapojit, aby zajistilo dostupnost potřebných dílů v konkrétních termínech. 
• Výzkum a vývoj (R&D) se může v některých firmách rovněž podílet. Výběrem správných C-dílů již při návrhu nového výrobku lze předejít neefektivitě zásob v pozdější fázi.

V závislosti na vaší firmě může být zapojeno méně oddělení, nebo i více. Bez ohledu na strukturu firmy je potřeba více kompetencí a musí se zapojit několik týmů – každý s vlastními prioritami, potřebami a názory na to, jak mají zásoby fungovat.

Identifikace těchto potřeb je zásadním prvním krokem k vytvoření optimalizovaných zásob C-dílů. Pochopit však, jak lze všechny naplnit, je obtížné. Většina firem, které optimalizační projekt zahájí, těží ze spolupráce s externím partnerem, který jim poradí s dostupnými možnostmi a s tím, která volba je pro ně nejlepší. 

Nový způsob práce

Ruční procesy a neoptimalizované způsoby práce se zásobami mohou být neefektivní, ale pokud se používají dlouho, může být těžké je opustit. Změny v zásobách – například investice do logistického řešení umožňujícího automatické objednávání – často vyžadují zaškolení a změnu chování zaměstnanců, kteří s ním budou pracovat. Tyto výzvy ale většinou po zavedení nového systému pominou – v mnoha případech investice například do systému automatického doplňování zásob přinese výrobnímu personálu, provozním manažerům i nákupčím méně práce, a tím i čas, který lze věnovat jiným každodenním úkolům.

Nezapomeňte si přečíst náš článek o výzvách, které optimalizace zásob přináší, na The Solutionists Hub a zjistěte, jak je překonat. 

Jedním z klíčových přínosů optimalizovaných a digitalizovaných zásob je předvídatelnost. S řešením pro doplňování zásob, které sleduje spotřebu dílů v čase a automaticky zadává objednávky, jakmile dostupnost klesne pod dohodnutou úroveň, vzniká obrovské množství dat. Tato data vám umožňují přesně vidět, jaká je poptávka po každém konkrétním dílu v různých obdobích, a díky tomu můžete zásoby plánovat předem. Využitím těchto dat odstraníte odhady a zajistíte, že objednáváte jen díly, které potřebujete, a dosáhnete maximální efektivity při minimálním vázaném kapitálu.

Při optimalizaci zásob se navíc uvolňuje více zdrojů. Firmy, kde dříve výrobní pracovníci ručně kontrolovali stav v zásobnících nebo nákupčí ručně zadávali objednávky z dlouhého seznamu dodavatelů, zjišťují, že mnoho těchto opakujících se úkolů už není potřeba. V některých případech tím vzniká čas, který lze využít efektivněji – například nákupčí, který už nemusí zadávat tolik ručních objednávek, může vytvářet větší hodnotu konsolidací nebo zefektivněním dodavatelského řetězce.